Πώς να Εξασφαλίσετε την Παράδοση των E-mail που Στέλνετε από το PMS

Εισαγωγή

Το PMS της hoteliga διαθέτει ένα σύστημα προτύπων, όπου ο χρήστης μπορεί να ετοιμάσει και να στείλει μέσα από μια κράτηση διάφορα προεπιλεγμένα και προσωποποιημένα e-mails. Αυτά τα e-mails στέλνονται με αποστολέα το e-mail που έχετε ορίσει στα βασικά στοιχεία του καταλύματος (Επιλογές -> Ρυθμίσεις -> Βασικά Στοιχεία) και στέλνονται από το mail server της hoteliga, που έχει ρυθμιστεί για αυτό το σκοπό. Αν έχετε και τη μηχανή κρατήσεων της hoteliga, τα e-mails επιβεβαίωσης κρατήσεων, στέλνονται επίσης από τον ίδιο server. Αυτός ο e-mail server ελέγχεται 24/7 και έχει ρυθμιστεί έτσι, ώστε να μπαίνει στα whitelists των anti-spam συστημάτων, όπως μπορεί κανείς να δεί εδώ. Ωστόσο, εφόσον o mail server της hoteliga στέλνει μηνύματα εκ μέρους σας, πρέπει να καταχωρείται κάπου ότι ο server της hoteliga επιτρέπεται να το κάνει αυτό, και ότι δεν πρόκειται για κάποιο είδος phising. Αυτό μπορεί να γίνει από τις DNS ρυθμίσεις του domain σας. Για παράδειγμα, αν το domain της ιστοσελίδας σας είναι το hotel.com, τότε εσείς ή ο προγραμματιστής της σελίδας σας θα πρέπει να μπείτε στον πίνακα ελέγχου του hosting παρόχου σας, να πάτε στις DNS ρυθμίσεις του hotel.com και να κάνετε κάποιες αλλαγές. Σημείωση: Αν το e-mail σας δεν προέρχεται από το domain της ιστοσελίδας σας (δηλαδή δεν είναι με τη μορφή Info@hotel.com) αλλά είναι Gmail, Yahoo!, Hotmail, ή παρόμοιος λογαριασμός, τότε δε θα μπορείτε να κάνετε αυτές τις αλλαγές και το πιθανότερο είναι τα e-mails που στέλνετε από το hoteliga να μην παραδίδονται καθόλου ή να πηγαίνουν στον Spam φάκελο του παραλήπτη. Ο τεχνικό όρος, με τον οποίο επιτρέπετε στον e-mail server της hoteliga να στέλνει μηνύματα εκ μέρους σας ονομάζεται Sender Policy Framework (SPF)

Προσθήκη Αρχείων SPF στο Internet Domain σας

Συνδεθείτε στον πίνακα ελέγχου του hosting παρόχου σας. Σημείωση: Η ομάδα εξυπηρέτησης πελατών της hoteliga δεν έχει την αξουσιοδότηση να σας βοηθήσει να συνδεθείτε στον πίνακα ελέγχου του domain σας. Αν δεν γνωρίζετε πως να το κάνετε αυτό, παρακαλούμε να απευθυνθείτε στον προγραμματιστή της σελίδας σας. Αφού συνδεθείτε με επιτυχία στο hosting σας, πηγαίνετε στις DNS ρυθμίσεις του internet domain σας (π.χ. hotel.com).

Αν δεν έχετε αρχεία SPF

Σε αυτήν την περίπτωση, αυτό που θα πρέπει να κάνετε είναι να προσθέσετε ένα καινούριο αρχεία τύπου TXT μετά από τα υπόλοιπα αρχεία που ήδη έχετε (π.χ. τύπου Α, CNAME κλπ.) Αυτό το TXT αρχείο είναι στην ουσία μια γραμμή ειδικού format, που λέει "επιτρέψτε σε αυτήν την IP διεύθυνση να είναι ο αποστολέας e-mails εκ μέρους μου". Το περιεχόμενο του αρχείου TXT θα πρέπει να είναι ως εξής:

v=spf1 ip4:40.113.112.27 ~all

Αυτή η εντολή αποτελείται από τα ακόλουθα μέρη: v=spf1 Ορίζει την εκδοχή του SPF που χρησιμοποιείται. ip4:40.113.112.27 Επιτρέπει στη διεύθυνση IP (με εκδοχή πρωτοκόλλου 4) 40.113.112.27 (ο e-mail server της hoteliga) να στέλνει e-mails εκ μέρους σας. ~all Ορίζει ότι οι servers που δεν έχουν καταχωρηθεί προηγουμένως δεν έχουν εξουσιοδότηση να στείλουν e-mails.

Αν ήδη έχετε αρχεία SPF

Αν έχετε ήδη κάποιες SPF ρυθμίσεις, θα πρέπει να υπάρχουν ήδη κάποια αρχεία TXT, παρόμοια με το παρακάτω:

v=spf1 a mx ip4:136.243.149.225 include:mailgun.org include:zoho.com -all

Ή το εξής:

v=spf1 ip4:188.164.201.250 ip4:188.164.201.231 +a +mx ~all

ή οποιόδήποτε άλλο αρχείο TXT που ξεκινά με v=spf1 και μετά από αυτό 1 ή περισσότερα ip4: που ακολουθούνται από IP διευθύνσεις ή πολλαπλά include: προθέματα με domains (π.χ mailgun.org για e-mails συναλλαγών). Αυτό που θα πρέπει να κάνετε σε αυτήν την περίτπωση είναι απλά να επεξεργαστείτε την παράμετρο και να προσθέσετε το παρακάτω ανάμεσα:

ip4:40.113.112.27

Προσθέτοντας αυτό, ουσιαστικά δίνετε την έγκρισή σας στη διεύθυνση IP 40.113.112.27 (o e-mail server της hoteliga) να στέλνει e-mails εκ μέρους σας. Αφού κάνετε τα παραπάνω, αποθηκεύστε τις αλλαγές στις ρυθμίσεις του DNS σας.

Θα μπορείτε να στέλνετε e-mails μέσα από το PMS και τη μηχανή κρατήσεων της hoteliga (αν είναι ενεργοποιημένη) χωρίς κανένα πρόβλημα τώρα.