Πρότυπα

Με τα πρότυπα μπορείτε να προσαρμόσετε και να εξατομικεύσετε την προβολή των παρακάτω:

• e-mail σχετικά με τις κρατήσεις (e-mail επιβεβαίωσης, οδηγίες για το πώς να φτάσετε στο κατάλυμα, ευχαριστήριο e-mail κ.λπ.)
• Μακέτες παραστατικών (συμπεριλαμβανομένων αποδείξεων, τιμολογίων, πιστωτικών τιμολογίων)
• Folio

Πρόσβαση στα Πρότυπα

Η πρόσβαση στα πρότυπα μπορεί να γίνει μέσω:

Επιλογές ⇒ Ρυθμίσεις ⇒ Πρότυπα

Σε αυτήν τη λίστα, υπάρχουν ορισμένα πρότυπα που είναι ήδη καταχωρημένα από το σύστημα. Ο τύπος του προτύπου εμφανίζεται στην 3η στήλη ("Τύπος").

Νέο πρότυπο: Χρησιμοποιείται για τη δημιουργία νέου προτύπου.

Εμφάνιση φίλτρου: Χρησιμοποιείται για την αναζήτηση προτύπων στη λίστα, χρησιμοποιώντας τα διαθέσιμα φίλτρα.

Δημιουργία νέου προτύπου

Ένα νέο πρότυπο μπορεί να δημιουργηθεί ακολουθώντας αυτά τα βήματα:

Επιλογές⇒ Ρυθμίσεις⇒ Πρότυπα⇒ Νέο πρότυπο

1. Τίτλος: Το όνομα του προτύπου πρέπει να εισαχθεί σε αυτό το πεδίο.

2. Τύπος προτύπου : Καθορίζει το είδος του προτύπου που θα δημιουργηθεί. Περισσότερες λεπτομέρειες περιλαμβάνονται στον παρακάτω πίνακα.

3. Γλώσσα: Η σωστή επιλογή της γλώσσας διασφαλίζει ότι ο παραλήπτης του προτύπου (τιμολόγιο, email κ.λπ.) θα κατανοήσει το περιεχόμενο.

4. Θέμα: Ισχύει μόνο σε περίπτωση που χρησιμοποιείται πρότυπο για email, π.χ. "ευχαριστώ για τη διαμονή σας" κ.λπ.

5. Περιεχόμενο: Αυτό είναι το κύριο μέρος του προτύπου. Η μορφοποίηση είναι δυνατή χρησιμοποιώντας τα τυπικά κουμπιά μορφοποίησης όπως περιλαμβάνονται στο Microsoft Word. Εάν η προβολή είναι περιορισμένη, το κουμπί "πλήρης οθόνη" εμφανίζει μεγαλύτερη προβολή.

6. ΟΚ: Για να αποθηκεύσετε την εγγραφή.

Είδη Προτύπων
Κράτηση	Σχετίζεται με κράτηση και χρησιμοποιείται για email π.χ. επιβεβαίωση της κράτησης e-mail, οδηγίες για το πώς να έρθετε στο ξενοδοχείο κ.λπ.
Τιμολόγιο	Αυτή είναι μια τυπική διάταξη με πεδία που πρέπει να περιλαμβάνουν συγκεκριμένες πληροφορίες για την τιμολόγηση, π.χ. τα στοιχεία πελάτη, διάφορους φόρους που εφαρμόζονται κ.λπ.
Receipt	This is a similar concept to invoice but used only in Greece. It does not apply to other countries.
Payment receipt	This is a similar concept to invoice but used only in Greece. It does not apply to other countries.
Reservation request	This is related to the e-mail that is automatically generated by the booking engine. It is called "request" because the reservations coming from the booking engine have to be confirmed by the hotelier or the property manager first.
Registration card	This is a kind of form given to the customer to sign and accept the terms of the property e.g. any damage takes place, the customer is liable for.
Credit invoice	It belongs to the invoicing documents used to credit or return money to the customer.
Folio	It is a hotel business term that includes the total amount of the charges that a customer should pay so far. It is like a proforma invoice. For example, a customer has scheduled to stay in a hotel for 10 nights and the 5th one he wants to know what is the total amount he owes for extra charges, minibar etc. This template will include these charges.

Επεξεργασία Προτύπων

Ανοίγετε το πρότυπο που θέλετε να ενημερώσετε και βάζετε σε πλήρη οθόνη από το εξής κουμπί (ώστε να το επεξεργαστείτε πιο εύκολα) :

Για το λογότυπο, θα χρειαστεί να κλικάρετε μέσα στο παραστατικό στο σημείο που θέλετε να εισάγετε το λογότυπο.

Στη συνέχεια επιλέξτε Insert ⇒ Insert Image

Στο πεδίο Image list επιλέγετε το λογότυπο και πατάτε ΟΚ.

Σε περίπτωση που δεν έχετε ανεβάσει το λογότυπο στα Βασικά στοιχεία πατήστε εδώ για περισσότερες πληροφορίες [5. Λογότυπο]

Στα δεξιά μπορείτε να προσθέσετε τα στοιχεία της επιχείρησης σας.

Τις παραπάνω ρυθμίσεις θα χρειαστεί να τις επαναλάβετε για κάθε πρότυπο τιμολόγησης που θέλετε να χρησιμοποιήσετε.

Μην ξεχάσετε να εισάγετε το QR code σε όλα τα πρότυπα παραστατικών που ανεβαίνουν στο myData. 

Για περισσότερες πληροφορίες πατήστε εδώ [QR code myData]

Διαγραφή Προτύπων

Τα πρότυπα που δεν χρειάζεστε μπορείτε να τα διαγράψετε και αυτά που θέλετε να χρησιμοποιείτε μπορείτε να ενημερώσετε απλά τον τίτλο του προτύπου για να τα ξεχωρίζετε απο τα υπόλοιπα.