MyDATA

Εισαγωγή

myDATA, δηλαδή my Digital Accounting and Tax Application, είναι το όνομα της νέας ηλεκτρονικής πλατφόρμας, με την οποία η Α.Α.Δ.Ε. εισάγει τα ηλεκτρονικά βιβλία στην καθημερινότητα των επιχειρήσεων. Μέσω αυτής παρακολουθείται το σύνολο των συναλλαγών εσόδων/εξόδων των επιχειρήσεων και λοιπών οντοτήτων που τηρούν λογιστικά αρχεία κατά τα Ελληνικά Λογιστικά Πρότυπα (ΕΛΠ) και απεικονίζεται το λογιστικό και φορολογικό αποτέλεσμα των επιχειρήσεων, όπως προκύπτει από τα δεδομένα των Ηλεκτρονικών Βιβλίων. Αφορά όλες τις επιχειρήσεις που τηρούν Λογιστικά Αρχεία κατά τα ΕΛΠ και σύμφωνα με τις ειδικότερες προβλέψεις του νόμου.

Προθεσμίες

Από την 1η Ιανουαρίου του 2021, τα παραστατικά εσόδων και εξόδων θα πρέπει να αποστέλλονται υποχρεωτικά στην πλατφόρμα του myDATA.

Σύμφωνα με το κείμενο "Συχνές ερωτήσεις-απαντήσεις myDATA * Επιχειρησιακά θέματα" που δημοσιεύτηκε εδώ στις 17/11/2020, "...το έτος 2020 είναι έτος εκπαίδευσης και το 2021 είναι έτος ανοχής στις εκπρόθεσμες και ανακριβείς διαβιβάσεις. Πρωταρχικός στόχος του έργου είναι η δυνατότητα των επιχειρήσεων να μπορούν να διαβιβάζουν μέσω των τεσσάρων καναλιών διαβίβασης. Σε κάθε περίπτωση για το 2021 και έως την υποβολή της Δήλωσης Φορολογίας Εισοδήματος φορολογικού έτους 2021 οι επιχειρήσεις έχουν την υποχρέωση να διαβιβάσουν όλα τα δεδομένα τους με ακρίβεια σε σχέση με τα δεδομένα των βιβλίων τους και του Ε3..."

ΠΡΟΣΟΧΗ: Ενώ δεν θα γίνει η αποστολή των τιμολογίων που θα εκδοθούν σε πραγματικό χρόνο σε πρώτη φάση, αλλά θα γίνει μαζικά ανά μήνα, θα πρέπει τα τιμολόγια που εκδίδονται από 1/1/2021 να εκδίδονται σωστά και προπάντων να έχουν σειρά και όχι οτιδήποτε αρνητικά ποσά, όπως απαιτεί η Α.Α.Δ.Ε. (βλ. παρακάτω στο "Παραμετροποίηση myDATA στο hoteliga")

myDATA & hoteliga

Η hoteliga έχει υλοποιήσει τις επιπλέον παραμέτρους που απαιτούνται για την ηλεκτρονική αποστολή παραστατικών στο myDATA της ΑΑΔΕ μέσω του API (γέφυρα) που παρέχει η τελευταία, πάντα όμως στο βαθμό που το PMS εμπλέκεται στις διαδικασίες τιμολόγησης του τουριστικού καταλύματος. Καθότι το hoteliga PMS εμπλέκεται μόνο στην τιμολόγηση εσόδων (π.χ. διανυκτερεύσεις), θα πρέπει το λογιστικό γραφείο που συνεργάζεται με το τουριστικό κατάλυμα ή το τμήμα του λογιστηρίου του καταλύματος να χρησιμοποιήσει κάποιο άλλο σύστημα για την διαβίβαση στο myDATA των παραστατικών εξόδων.

Ενεργοποίηση & Νέα Λειτουργικότητα

Για τη χρήση της ειδικής λειτουργικότητας myDATA στο hoteliga, είναι απαραίτητο ο διαχειριστής (admin) να μεταβεί στις Επιλογές⇒Ρυθμίσεις⇒Τιμολόγηση⇒Επιλογές Τιμολόγησης και από εκεί να ενεργοποιήσει το myDATA. Στη συνέχεια θα πρέπει να αποθηκευτεί η επιλογή αυτή. Μετά την ενεργοποίηση του myDATA, εμφανίζονται στο σύστημα μια σειρά από πεδία και λειτουργίες που προηγουμένως δεν φαίνονταν. Αυτά είναι:

1. Στο παράθυρο του πελάτη (στα στοιχεία τιμολόγησης), εμφανίζεται και ο κωδικός υποκαταστήματος, πεδίο που είναι προαιρετικό κατά τη δημιουργία πελάτη. Το ίδιο αυτό πεδίο φαίνεται και μέσα από το παράθυρο της κράτησης, μέσα από την καρτέλα "Πελάτης". Αν το πεδίο αυτό παραμείνει κενό στο hoteliga, τότε κατά την αποστολή παραστατικού στο οποίο αντισυμβαλλόμενος είναι ο πελάτης αυτός, θα αποσταλεί η τιμή "0" στο myDATA, καθότι το myDATA απαιτεί μια τιμή για αυτό το πεδίο.
2. Στη σελίδα των εργαλείων (Επιλογές⇒Εργαλεία) υπάρχει μια ειδική ενότητα με τον τίτλο "myDATA". Σε αυτή την ενότητα, ο διαχειριστής (admin) μπορεί:
   1. Να δημιουργήσει εταιρίες και υποκαταστήματα για κάθε εταιρία. Η ύπαρξη της έννοιας "Εταιρία" δεν υπήρχε στο hoteliga έως τώρα, όμως κρίθηκε επιβεβλημένη, καθότι πλέον χρειάζεται η αποστολή του ΑΦΜ στο myDATA μαζί με τους κωδικούς πρόσβασης. Επιπλέον, το myDATA χρειάζεται και προαιρετικά κωδικό υποκαταστήματος, τόσο για την εταιρία που εκδίδει το παραστατικό (τουριστικό κατάλυμα) όσο και για τον αντισυμβαλλομένο/πελάτη (επισκέπτη/guest). Στο hoteliga PMS είναι δυνατόν να υπάρχουν πολλαπλές εταιρίες και πολλαπλά υποκαταστήματα σε κάθε εταιρία.
   2. Να αντιστοιχίσει τους τύπου παραστατικών στο hoteliga με τους τύπους παραστατικών του myDATA. Επίσης, για κάθε τύπο παραστατικού πρέπει να γίνει αντιστοίχιση σε επίπεδο τύπου γραμμής παραστατικού με τις δυνατές επιλογές που επιτρέπει το myDATA.
3. Στο παράθυρο του τιμολογίου που εμφανίζεται πατώντας σε ένα τιμολόγιο μέσα από την επιλογή Επιλογές⇒Εργαλεία⇒Εκδομένα Τιμολόγια, υπάρχει μια τρίτη καρτέλα "myDATA". Μέσα από αυτή την καρτέλα μπορεί κανείς:
   1. Να αποστείλει αυτό το μεμονωμένο παραστατικό για πρώτη φορά στο myDATA.
   2. Να δει επιτόπου τους μοναδικούς κωδικούς ΜΑΡΚ (Μοναδικός ΑΡιθμός Καταχώρησης) και UID που απέδωσε το myDATA στο παραστατικό αυτό.
   3. Να δει το ιστορικό αποστολών του παραστατικού στο myDATA και τα τυχόν σφάλματα που προέκυψαν.
   4. Να κάνει εκ νέου αποστολή του παραστατικού στο myDATA στο βαθμό που αυτό επιτρέπεται.

Βήματα Ενεργοποίησης

Απόκτηση Κωδικών Σύνδεσης myDATA

Αρχικά πρέπει να αποκτηθούν οι κωδικοί σύνδεσης στο myDATA, και ανάλογα με τη χρήση τους, πρέπει να γίνουν τα αντίστοιχα βήματα.

Παραγωγικό Περιβάλλον

--- Προσοχή: Η δυνατότητα εναλλαγής από δοκιμαστικό σε παραγωγικό περιβάλλον είναι σε τελικό στάδιο δοκιμών. Αυτή τη στιγμή μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μόνο το δοκιμαστικό περιβάλλον ---

Σε περίπτωση χρήσης του κανονικού περιβάλλοντος (αληθινά δεδομένα), ο χρήστης πρέπει να κάνει τα εξής:

1. Να μεταβεί εδώ και να πατήσει στο κουμπί "Είσοδος στην Εφαρμογή" στο κάτω μέρος της σελίδας.
2. Στη νέα σελίδα που θα εμφανιστεί θα πρέπει να γίνει είσοδος με τους κωδικούς του Taxisnet της επιχείρησης.
3. Στη συνέχεια, ο χρήστης πρέπει να πατήσει στο "Εγγραφή στο myDATA REST API" που βρίσκεται στο κάτω αριστερά μέρος της οθόνης.
4. Στο κάτω μέρος της νέας σελίδας που θα εμφανιστεί, ο χρήστης πρέπει να πατήσει στο "Νέα εγγραφή χρήστη".
5. Στο μικρό παράθυρο που θα εμφανιστεί πρέπει να συμπληρωθεί ένα username, κωδικός πρόσβασης (2 φορές) και ένα e-mail.
6. Εφόσον όλα πάνε καλά, θα πρέπει να εμφανίζεται στο κάτω μέρος της οθόνης ένα πινακάκι με έναν χρήστη. Το πινακάκι αυτό περιλαμβάνει τον κωδικό API και το όνομα χρήστη τα οποία πρέπει να χρησιμοποιήσετε παρακάτω στο hoteliga.
7. Η Α.Α.Δ.Ε. θα στείλει και e-mail για την επιβεβαίωση του χρήστη που δημιουργήθηκε, οπότε δεν πρέπει να παραληφθεί το άνοιγμα του εν λόγω e-mail και το πάτημα στον σύνδεσμο (link) επιβεβαίωσης.

Δοκιμαστικό Περιβάλλον

Σε περίπτωση χρήσης του δοκιμαστικού περιβάλλοντος, ο χρήστης πρέπει να κάνει τα εξής:

1. Να μπει στη σελίδα προγραμματιστών εδώ
2. Στη συνέχεια, πρέπει να πατήσει στο κουμπί "Εγγραφή Χρήστη".
3. Στη νέα σελίδα που θα φορτώσει, πρέπει να συμπληρώσει τα στοιχεία που απαιτούνται και να πατήσει στο κουμπί "Εγγραφή".
4. Εφόσον όλα πάνε καλά, θα πρέπει να εμφανίζεται στο κάτω μέρος της οθόνης το "Κλειδί Εισόδου" (Κωδικός API) που σε συνδυασμό με το όνομα χρήστη θα χρησιμοποιηθούν αργότερα στο hoteliga.

Παραμετροποίηση myDATA στο hoteliga

Τα βήματα που πρέπει να ακολουθήσει κανείς για να προετοιμάσει τον λογαριασμό του hoteliga για το myDATA είναι τα ακόλουθα:

1. Να μεταβεί στις Επιλογές⇒Ρυθμίσεις⇒Τιμολόγηση⇒Επιλογές Τιμολόγησης και από εκεί να ενεργοποιήσει το myDATA. Στη συνέχεια θα πρέπει να αποθηκεύσει την επιλογή αυτή.
2. Να ανοιχτεί τουλάχιστον μία εταιρία από τις Επιλογές⇒Εργαλεία⇒myData⇒Εταιρίες και να οριστεί ο κωδικός υποκαταστήματος της έδρας (αν απαιτείται).
3. Στις Σειρές (μετρητές) μέσα από το μενού Επιλογές⇒Ρυθμίσεις⇒Τιμολόγηση⇒Σειρές θα πρέπει να γίνουν προσαρμογές με βάση τα νέα πεδία που έχουν προστεθεί. Συγκεκριμένα, θα πρέπει για όλες τις σειρές/μετρητές που είναι ενεργοί:
   1. To πεδίο "Σειρά" πρέπει να συμπληρωθεί με κάποιο/α γράμματα (αλφαριθμητικοί χαρακτήρες) ώστε να ξεχωρίζει πια η σειρά και ο αριθμός τιμολογίου, όπως απαιτεί η Α.Α.Δ.Ε. Σε περίπτωση που έχετε ήδη κάποιο χαρακτήρα μέσα στο πεδίο "Μορφή" που ουσιαστικά αποτελεί την σειρά, θα πρέπει να γίνει επικοινωνία με το τμήμα υποστήριξης της hoteliga ώστε να αφαιρεθεί αυτός ο χαρακτήρας από τη βάση δεδομένων. Εναλλακτικά, μπορούν να χρησιμοποιηθούν νέοι μέτρητές για το 2021, και να απενεργοποιηθούν οι έως τώρα παλιοί/προβληματικοί.
   2. Στο πεδίο "Είδος γραμμής παραστατικού" θα πρέπει να οριστεί τιμή και θα πρέπει να συνδεθεί η σειρά με το τί είδος θα τιμολογείται με αυτή τη σειρά, δηλ. αγαθά, υπηρεσίες ή και τα δύο.
   3. Στο πεδίο "Υποκατάστημα" θα πρέπει να οριστεί τιμή βάσει των εταιριών και υποκαταστημάτων που έχουν οριστεί σε προηγούμενο βήμα.
4. Στις Επιπλέον Χρεώσεις, αν τις χρησιμοποιείτε, θα πρέπει να ορίσετε για όλες τις ενεργές εγγραφές τον τύπο της εγγραφής αυτής, δηλ. να ορίσετε αν είναι αγαθό ή υπηρεσία. Για παράδειγμα, ένα αναψυκτικό είναι αγαθό, ενώ η "μεταφορά στο αεροδρόμιο" είναι υπηρεσία.
5. Τέλος, θα πρέπει να κάνετε την αντιστοίχιση των τύπων παραστατικών Επιλογές⇒Εργαλεία⇒myData⇒Εταιρίες. Σε στάδιο τελικών δοκιμών - δεν προτείνεται η χρήση τους ακόμα.

Περιορισμοί

Υπάρχουν οι εξής περιορισμοί:

1. Απαξ και ενεργοποιηθεί το myDATA στο hoteliga μέσα από τις ρυθμίσεις του συστήματος, δεν είναι δυνατόν να απενεργοποιηθεί μετέπειτα. Αυτό γίνεται για την αποτροπή απώλειας ρυθμίσεων από το σύστημα από την κατά λάθος απενεργοποίηση του myDATA μετά την πρότερη ενεργοποίησή του και τη σχετική παραμετροποίηση που απαιτείται.
2. Έχοντας τη λειτουργικότητα του myDATA ενεργοποιημένη δεν είναι δυνατή η διαγραφή παραστατικών από το σύστημα.
3. Το σύστημα δεν θα αποστέλλει στο myDATA τύπους παραστατικών για τα οποία δεν νοείται χρήση τους σε ένα τουριστικό κατάλυμα.
4. Όλα τα παραστατικά πρέπει να έχουν ξεκάθαρη σειρά παραστατικού γιατί είναι απαραίτητο στο myDATA.
5. Το σύστημα στέλνει μόνο παραστατικά εσόδων στο myDATA και όχι παραστατικά εξόδων.