Διαφορά μεταξύ των αναθεωρήσεων του "COSMOTE"

Από hoteliga
Μετάβαση σε: πλοήγηση, αναζήτηση
 
(3 ενδιάμεσες αναθεωρήσεις από τον ίδιο χρήστη δεν εμφανίζεται)
Γραμμή 237: Γραμμή 237:
  
 
[[image:pricelist_taxes_and_fees.png]]
 
[[image:pricelist_taxes_and_fees.png]]
 +
 +
 +
 +
===Πολιτική Ακύρωσης===
 +
 +
Εδώ μπορούμε να ορίσουμε την πολιτική ακύρωσης, βάση των ημερών άφιξης.
 +
 +
[[image:pricelist_cancellation_policy.png]]
 +
 +
 +
 +
==Τρόποι Πληρωμής==
 +
 +
Υπάρχουν ήδη 3 τρόποι πληρωμής, αλλά μπορούν να δημιουργηθούν και άλλοι.
 +
 +
[[image:payment_methods.png]]
 +
 +
 +
==Ειδικές τιμές==
 +
 +
Εδώ μπορούμε να ορίσουμε ειδικές τιμές που αφορούν την διαμονή όπως Πρωινό, Early Birds κλπ.
 +
 +
Δίνουμε τίτλο, και επιλέγουμε αν είναι έκπτωση ή επιβάρυνση στην τιμή.
 +
 +
[[image:special_price.png]]
 +
 +
 +
Έπειτα δίνουμε μια μικρή περιγραφή. Υπάρχει η δυνατότητα να ανεβάσουμε και κάποια φωτογραφία. Αν η Ειδική τιμή αφορά διατροφή, πηγαίνουμε στο αντίστοιχο tab και συμπληρώνουμε τα αντίστοιχα πεδία. Αν η Ειδική τιμή αφορά διαμονή, πηγαίνουμε στο αντίστοιχο tab και συμπληρώνουμε τα αντίστοιχα πεδία.
 +
 +
[[image:special_price_description.png]]
 +
 +
[[image:special_price_reservation.png]]
 +
 +
[[image:special_price_board.png]]
 +
 +
 +
 +
=Πρακτορεία Κρατήσεων=
 +
 +
Τα πρακτορεία κρατήσεων είναι OTA ή κλασικά ταξιδιωτικά γραφεία που στέλνουν κρατήσεις στο κατάλυμα. Εδώ μπορούμε να δημιουργήσουμε ή να ανανεώσουμε ένα υπάρχον αρχείο για κάθε πρακτορείο κρατήσεων που συνεργαζόμαστε ώστε να ελέγχουμε τις πωλήσεις και τις οικονομικές πληροφορίες που σχετίζονται με αυτό.
 +
 +
[[image:booking_agencies.png]]
 +
 +
 +
==Πρακτορεία Κρατήσεων==
 +
 +
Για να καταχωρήσουμε τα πρακτορεία με τα οποία συνεργαζόμαστε, για παράδειγμα <nowiki>booking.com</nowiki>, TUI κλπ. επιλέγουμε το αντίστοιχο ή δημιουργούμε ένα νέο.
 +
 +
[[image:booking_agency.png]]
 +
 +
[[image:booking_agency1.png]]
 +
 +
 +
 +
Για να ενεργοποιήσουμε ένα πρακτορείο, πατάμε κλικ στο «ενεργό».
 +
 +
Η «Παράκαμψη τιμών» επιλέγετε στην περίπτωση που θέλουμε να έχουμε την δυνατότητα να παρεμβαίνουμε στις τιμές του τιμοκαταλόγου για αυτό το πρακτορείο μέσα από την κράτηση.
 +
 +
Για να μπορεί ένας χρήστης να παρεμβαίνει στις τιμές μέσα από την κράτηση πρέπει να ισχύουν 2 συνθήκες ταυτόχρονα: Να είναι ενεργοποιημένο το «Παράκαμψη τιμών» μέσα στο Πρακτορείο και να είναι επιλεγμένο το «Παράκαμψη τιμών» στη λίστα με τα δικαιώματα του χρήστη.
 +
 +
Για να ενημερώσουμε τα στοιχεία ενός πρακτορείου που είναι ήδη καταχωρημένο, κάνουμε κλικ πάνω στην γραμμή με το όνομα του πρακτορείου.
 +
 +
 +
 +
==Συμβόλαια==
 +
 +
Για να καταχωρηθούν τα συμβόλαια των πρακτορείων με τα οποία συνεργάζεται το ξενοδοχείο για παράδειγμα <nowiki>booking.com</nowiki>, TUI κλπ. κάνουμε κλικ στο «Νέο συμβόλαιο» και συμπληρώνουμε τα στοιχεία. Αποθηκεύουμε.
 +
 +
[[image:contract.png]]
 +
 +
Στην καρτέλα «Δωμάτια» μπορούμε να ορίσουμε ανά τύπο δωματίου και ανά σεζόν τα εξής:
 +
 +
 +
 +
Στόχος πωλήσεων είναι ο αριθμός των δωματίων τα οποία θα θέλαμε να διατεθούν μέσω του συγκεκριμένου πρακτορείου.&nbsp;Ενώ ελάχιστο συμβολαίου είναι ο ελάχιστος αριθμός δωματίων ανά τύπο δωματίου που πρέπει να είναι διαθέσιμα με βάση του συμβολαίου για το συγκεκριμένο πρακτορείο.
 +
 +
'''ΣΗΜΕΙΩΣΗ''': Οι στόχοι πωλήσεων χρησιμοποιούνται για υπολογισμούς σε διάφορες αναφορές (πχ. Πληρότητα δωματίων ανά ημέρα, Πληρότητα δωματίων ανά ημέρα για πρακτορείο κλπ.). Ως εκ τούτου, είναι σημαντικό να καθοριστεί ο στόχος πωλήσεων για κάθε πρακτορείο, προκειμένου να υπολογίζονται σωστά οι αναφορές που θα σας βοηθήσουν να λαμβάνετε σωστές αποφάσεις.
 +
 +
[[image:contract_rooms.png]]
 +
 +
 +
=Επιπλέον χρεώσεις=
 +
 +
Μέσα στην κράτηση μπορούμε να καταχωρίσουμε και extra χρεώσεις (πχ. αναψυκτικά, μεταφορά από/προς αεροδρόμιο, πάρκινγκ, Safe box κλπ.). Οι extra χρεώσεις εμφανίζονται με το όνομα που έχουν οριστεί και υπολογίζονται αυτόματα στα τιμολόγια και στις αποδείξεις, ανάλογα με το φόρο που έχει οριστεί για κάθε μία από αυτές.
 +
 +
[[image:extra_charges.png]]
 +
 +
 +
==Κατηγορίες ==
 +
 +
Επιλέγουμε «Νέα κατηγορία» και πληκτρολογούμε το όνομα της κατηγορίας. Κάνουμε κλικ στο ΟΚ για να αποθηκευτεί.
 +
 +
[[image:category.png]]
 +
 +
 +
==Επιπλέον Χρεώσεις==
 +
 +
Στις Επιπλέον χρεώσεις, μπορούμε να δημιουργήσουμε μια  «Νέα extra χρέωση».
 +
 +
Πληκτρολογούμε το όνομα της extra χρέωσης (πχ. αναψυκτικά), επιλέγουμε την κατηγορία στην οποία ανήκει η extra χρέωση, και ορίζουμε την τιμή και τον φόρο στον οποίο ανήκει Πχ:
 +
 +
* Beverages_vat_rate: Φόρος στα ποτά
 +
* Food_vat_rate: Φόρος στο φαγητό
 +
* Accommodation_vat_rate: Φόρος στη διαμονή
 +
 +
[[image:category.png]]
 +
 +
[[image:extra_charge1.png]]
 +
 +
'''ΠΡΟΣΟΧΗ''': Βεβαιωθείτε ότι έχουν οριστεί οι φόροι για κάθε κατηγορία στις ρυθμίσεις/φόροι.
 +
 +
=Τιμολόγηση =
 +
 +
Εδώ θα πρέπει να γίνει η καταγραφή των φορολογικών στοιχείων (φόροι, σειρές) αλλά και να οριστούν οι επιλογές τιμολόγησης.
 +
 +
[[image:invoicing.png]]
 +
 +
 +
==Φόροι==
 +
 +
'''ΠΡΟΣΟΧΗ''': Βεβαιωθείτε και επιβεβαιώστε με το λογιστή σας για τους συντελεστές φόρων που θα καταχωρήσετε  στο σύστημα, πριν ξεκινήσετε την έκδοση τιμολογίων και αποδείξεων.
 +
 +
 +
Δημιουργία «Νέος φόρος»
 +
 +
 +
 +
[[image:taxes.png]]
 +
 +
 +
 +
===Παράδειγμα ΦΠΑ===
 +
 +
Τίτλος: Δίνουμε ένα τίτλο πχ. ΦΠΑ (ο τίτλος θα εμφανίζεται στις αποδείξεις και τιμολόγια).
 +
 +
Είδος Φόρου: Επιλέγετε GREECE
 +
 +
 +
 +
[[image:tax.png]]
 +
 +
 +
 +
'''Βάση των υπαρχόντων συντελεστών ΦΠΑ συμπληρώνετε ανάλογα: '''
 +
 +
 +
 +
beverages_vat_rate: Φόρος ποτών πχ. 24% (πληκτρολογείς 24)
 +
 +
food_vat_rate: Φόρος γευμάτων πχ. 24% (πληκτρολογείς 24)
 +
 +
accommondation_vat_rate: Φόρος διανυκτέρευσης πχ. 13% (πληκτρολογείς 13)
 +
 +
 +
 +
[[image:tax1.png]]
 +
 +
 +
 +
'''Ορισμός ποσοστών της ενιαίας τιμής στους διάφορους φορολογικούς συντελεστές:'''
 +
 +
Σε περιπτώσεις όπου παρέχονται περισσότερες υπηρεσίες έναντι ενιαίας τιμής, για παράδειγμα διαμονή με πρωινό, υπό την προϋπόθεση ότι ο διαχωρισμός στους επί μέρους συντελεστές δεν είναι εφικτός (πχ. το πρωινό περιλαμβάνεται στη τιμή και δεν έχει οριστεί τιμή για το πρωινό), η διάκριση μεταξύ των διαφορετικών συντελεστών στο hoteliga, γίνεται ως εξής:
 +
 +
Συμπληρώνουμε επιπλέον τα παρακάτω πεδία (με βάση τους ισχύοντες φορολογικούς συντελεστές στην περιοχή σας):
 +
 +
 +
 +
'''incl_board_bb_percent:''' Διαμονή με πρωινό: 5% ( πληκτρολογείς 5) της ενιαίας τιμής υπάγεται στο μειωμένο συντελεστή, ως αντιπαροχή που καταβάλλεται για το πρωινό.
 +
 +
'''incl_board_hb_percent:''' Διαμονή με ημιδιατροφή: 15% ( πληκτρολογείς 15) της ενιαίας τιμής υπάγεται στο μειωμένο συντελεστή, ως αντιπαροχή για το πρωινό και το γεύμα.
 +
 +
'''incl_board_fb_percent:''' Διαμονή με πλήρη διατροφή (full board): 25% (πληκτρολογείς 25) της ενιαίας τιμής υπάγεται στο μειωμένο συντελεστή ως αντιπαροχή για πρωινό και δύο γεύματα.
 +
 +
 +
 +
[[image:tax2.png]]
 +
 +
 +
 +
Κάνουμε κλικ στο ΟΚ
 +
 +
 +
 +
[[image:tax_ok.png]]
 +
 +
 +
 +
'''Παράδειγμα Φόρος Διαμονής '''
 +
 +
 +
 +
Τίτλος: Δίνουμε έναν τίτλο πχ. Φόρος Διαμονής (ο τίτλος θα εμφανίζεται στις αποδείξεις και τιμολόγια).
 +
 +
 +
Είδος Φόρου: Επιλέγουμε GREEK_TOURISM_TAX
 +
 +
 +
tax_per_day: Φόρος διαμονής πχ. 0,5% (πληκτρολογείς 0,50)
 +
 +
 +
Κάνουμε κλικ στο ΟΚ
 +
 +
[[image:tourism_tax.png]]
 +
 +
 +
 +
'''Δημοτικός φόρος'''
 +
 +
Αν επιθυμούμε να υπολογίζεται στα παραστατικά σας και ο «Δημοτικός φόρος», μπορούμε να το προσθέσουμε.
 +
 +
Πηγαίνουμε στις Ρυθμίσεις/Φόροι/Νέος φόρος:
 +
 +
'''tax type''': GREEK_CITY_TAX
 +
 +
'''tax_rate''': πχ. 0,5
 +
 +
 +
 +
==Σειρές ==
 +
 +
Εδώ μπορεί να γίνει ο ορισμός Αρίθμησης για τα Φορολογικά Στοιχεία
 +
 +
Εδώ μπορούμε να διαχειριστούμε τα τιμολόγια ή τους μετρητές αποδείξεων. Δημιουργούμε διαφορετικούς μετρητές για διαφορετικές ταυτότητες ΦΠΑ που μπορεί να έχουμε, ή διαφορετικούς μετρητές για διαφορετικούς τύπους τιμολογίων (κανονικά, πιστωτικά, κλπ.) ή ακόμα και διαφορετικούς μετρητές για διαφορετικά πρακτορεία κρατήσεων.
 +
 +
'''ΠΡΟΣΟΧΗ''': Βεβαιωθείτε και επιβεβαιώστε με το λογιστή σας, ότι οι σειρές που θα βάλετε στο σύστημα είναι σωστές, πριν ξεκινήσετε την έκδοση τιμολογίων και αποδείξεων.
 +
 +
 +
Επιλέγουμε Νέα Σειρά, και δίνουμε έναν τίτλο. Ο τίτλος αυτός είναι για δική σας χρήση, έτσι ώστε να καταλαβαίνετε τι αφορά.
 +
 +
'''Τύπος:''' Απόδειξη, Τιμολόγιο ή Απόδειξη πληρωμής.
 +
 +
'''Αρχική τιμή:''' Ο αριθμός με τον οποίο ξεκινάει να εκδίδεται τιμολόγιο/ απόδειξη/ απόδειξη πληρωμής μέσω του hoteliga.
 +
 +
'''Επόμενη τιμή''': Ο αριθμός με τον οποίο θα εκδοθεί το πρώτο τιμολόγιο/ απόδειξη/ απόδειξη πληρωμής.
 +
 +
'''Μορφή:''' Η μορφή που θα έχει η αρίθμηση τιμολογίου/απόδειξης/απόδειξη πληρωμής (πχ. Σειρά Α, Αριθμός 1001 έχει τη μορφή Α####).
 +
 +
Κάνουμε κλικ στο ΟΚ
 +
 +
 +
 +
[[image:counter.png]]
 +
 +
[[image:counter1.png]]
 +
 +
 +
 +
'''ΣΗΜΕΙΩΣΗ''': Μπορούμε να δημιουργήσουμε όσες σειρές αποδείξεων/ τιμολογίων/ αποδείξεων πληρωμής επιθυμούμε. Όταν θέλουμε να εκδώσουμε απόδειξη/ τιμολόγιο/ απόδειξη πληρωμής, επιλέγουμε την σειρά που θα χρησιμοποιούμε.
 +
 +
 +
==Επιλογές Τιμολόγησης==
 +
 +
Στο Ρυθμίσεις /Τιμολόγηση/ Επιλογές Τιμολόγησης μπορούμε να ορίσουμε πως θα φαίνονται στο τελικό τιμολόγιο οι χρεώσεις, καθώς επίσης αν θα γίνεται ξεχωριστή τιμολόγηση των επιπλέον φόρων, όπως του φόρου διαμονής.
 +
 +
 +
 +
[[image:invoicing_settings.png]]
 +
 +
=Πρότυπα=
 +
 +
[[image:templates_button.png]]
 +
 +
Στα Πρότυπα μπορούμε να βρούμε μια σειρά από υπάρχοντα email και τιμολόγια που μπορούμε να προσαρμόσουμε ή να δημιουργήσουμε αυτά που χρειαζόμαστε.
 +
 +
Μπορούμε να δημιουργήσουμε όσα πρότυπα χρειάζονται πχ. Email επιβεβαίωσης κράτησης, ευχαριστήριο email, καθώς και αποδείξεις/τιμολόγια κλπ. σε όσες γλώσσες θέλουμε.
 +
 +
Επιλέγουμε το πρότυπο στοιχείο που θέλουμε, εντάσσουμε το Logo και τα στοιχεία της επιχείρησης και είμαστε έτοιμοι!
 +
 +
'''ΣΗΜΕΙΩΣΗ:''' Οι μεταβλητές πρέπει να χρησιμοποιούνται ακριβώς όπως ορίζονται στα πρότυπα, πχ. <nowiki>{{ firstname }}</nowiki>. Παρακάτω θα βρείτε τις μεταβλητές που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε.
 +
 +
Μέσα από την κράτηση μπορούμε να επιλέξουμε πιο email πρότυπο θα στείλουμε στον πελάτη. Τα email τραβάνε δυναμικά τις πληροφορίες μέσα από την κράτηση. Χρησιμοποιώντας τα δυναμικά email κερδίζουμε χρόνο στις επικοινωνίες με τους πελάτες και θα βοηθήσουν στην βελτίωση της σχέσης μαζί τους.
 +
 +
Μπορείτε να δείτε video με οδηγίες [https://www.youtube.com/watch?v=SdGj5zy19gk εδώ].
 +
 +
 +
=Φωτογραφίες=
 +
 +
[[image:photos_button.png]]
 +
 +
Στις φωτογραφίες μπορούμε να ανεβάσουμε φωτογραφίες του καταλύματος, το logo της επιχείρησης, και ότι άλλο θεωρούμε χρήσιμο.
 +
 +
Μπορείτε να δείτε video με οδηγίες [https://www.youtube.com/watch?v=SdGj5zy19gk εδώ].
 +
 +
 +
=Πηγές Κρατήσεων=
 +
 +
[[image:reservations_sources_button.png]]
 +
 +
Υπάρχουν ήδη κάποιες πηγές κρατήσεων. Μπορούμε όμως να δημιουργήσουμε και νέες.
 +
 +
[[image:reservations_sources.png]]
 +
 +
 +
 +
=Χρήστες=
 +
 +
[[image:users_button.png]]
 +
 +
Εδώ μπορούμε να δημιουργήσουμε ή να απενεργοποιήσουμε έναν χρήστη. Ορίζουμε τον κωδικό ασφαλείας (password) του χρήστη και τις  ενότητες του συστήματος στις οποίες μπορεί να έχει πρόσβαση ο χρήστης.  Μπορούμε επίσης να επιλέξουμε αν ο χρήστης θα έχει δικαίωμα να παρακάμπτει τις τιμές τιμοκαταλόγου.
 +
 +
Ο χρήστης μπορεί να αλλάξει αργότερα το password αν θελήσει από την επιλογή το Προφίλ μου.
 +
 +
Μπορείτε να δείτε video με οδηγίες [https://www.youtube.com/watch?v=SdGj5zy19gk εδώ].
 +
 +
 +
=Διατροφή=
 +
 +
Εδώ μπορούμε να δούμε τους διαθέσιμους Τύπους διατροφής. Μπορούμε να τους ενεργοποιήσουμε ή να τους απενεργοποιήσετε βάση της πολιτικής του ξενοδοχείου.
 +
 +
[[image:board.png]]
 +
 +
 +
 +
=Προγραμματισμός Καθαριότητας =
 +
 +
[[image:housekeeping_plans_button.png]]
 +
 +
Έχουμε επιπλέον την δυνατότητα να ορίσουμε το πρόγραμμα της καθαριότητας. Δίνουμε τίτλο και περιγραφή, επιλέγουμε αν είναι ολικό ή μερικό καθάρισμα, αν θα γίνεται στο check in ή check out, ή αν θα γίνεται ανά Χ ημέρες.
 +
 +
Μπορείτε να δείτε video με οδηγίες [https://www.youtube.com/watch?v=C9IHP0rBIz8&feature=youtu.be εδώ].
 +
 +
 +
 +
[[image:housekeeping_plans.png]]
 +
 +
[[image:housekeeping_plans1.png]]
 +
 +
 +
 +
=Κατηγορίες Πελατών=
 +
 +
[[image:customers_categories_button.png]]
 +
 +
Εδώ μπορούμε να ορίσουμε τις κατηγορίες των πελατών, να δημιουργήσουμε νέες αλλά και να επιλέξουμε το αντίστοιχο σύμβολο.
 +
 +
 +
[[image:customer_category.png]]
 +
 +
 +
 +
=Τιμολόγηση Κρατήσεων=
 +
 +
Η τιμολόγηση των κρατήσεων μπορεί να γίνει είτε μέσα από τις Κρατήσεις, είτε μέσα από την Ελεύθερη Τιμολόγηση, είτε μέσα από την Τιμολόγηση Κρατήσεων.
 +
 +
Μπορείτε να δείτε video με οδηγίες [https://www.youtube.com/watch?v=HgZ-oEanzN8&feature=youtu.be εδώ].
 +
 +
Μέσα από τις '''Κρατήσεις,''' μπορούμε να τιμολογήσουμε μία κράτηση επιλέγοντάς την και κάνοντας κλικ στα τιμολόγια. Επιλέγουμε το είδος παραστατικού και επιλέγουμε Έκδοση.
 +
 +
Για να τιμολογήσουμε μέσα από την '''Ελεύθερη τιμολόγηση''', επιλέγουμε από το μενού Επιλογές, Εργαλεία, Ελεύθερη τιμολόγηση μπορούμε να προχωρήσουμε επίσης σε τιμολόγηση. Πληκτρολογούμε το όνομα του πελάτη και τον κωδικό της κράτησης, προαιρετικά. Αν πρόκειται για πιστωτικό τιμολόγιο κάνουμε τικ στο αντίστοιχο πεδίο. Πατώντας «Επόμενο βήμα» επιλέγουμε «Νέα γραμμή».  Εκεί μπορούμε να εισαγάγουμε περιγραφή, ποσότητα, τιμή μονάδας, και να επιλέξουμε είδος φόρου. Εδώ θα πρέπει να πατήσουμε Αποθήκευση και έπειτα Επόμενο βήμα. Επιλέγουμε πρότυπο παραστατικό και σειρά, και το εκδίδουμε.
 +
 +
Μπορούμε να τιμολογήσουμε μια κράτηση πρακτορείου μέσα από το Επιλογές-Εργαλεία, επιλέγοντας '''Τιμολόγηση κρατήσεων'''. Επιλέγουμε τύπο άφιξης/ αναχώρηση, ημερομηνίες και το πρακτορείο από το οποίο έγινε η κράτηση και κάνουμε κλικ στο «φίλτρο». Αφού βρούμε την κράτηση, κάνουμε κλικ στο πεδίο «Τιμολόγηση». Εδώ έχουμε την δυνατότητα να επιλέξουμε την  γλώσσα στην οποία θα γίνει η τιμολόγηση αλλά και ποιος θα τιμολογηθεί. Επιλέγουμε Επόμενο βήμα. Εδώ μπορούμε να επιλέξουμε, αν θα τιμολογήσουμε μόνο τη διανυκτέρευση ή μόνο τις έξτρα χρεώσεις ή και τα δύο, επιλέγοντας τις αντίστοιχες ποσότητες. πατώντας «Επόμενο βήμα» επιλέγουμε πάλι πρότυπο και σειρά και μπορούμε να προχωρήσουμε στην Έκδοση του παραστατικού.
 +
 +
 +
 +
=Αναφορές=
 +
 +
Από την αρχική σελίδα, στο menu της υπηρεσίας μπορούμε να δούμε το tab Αναφορές.
 +
 +
[[image:Dashboard.png]]
 +
 +
Επιλέγοντας το, μπορούμε να δούμε αναλυτικά μια σειρά από έτοιμες αναφορές, που θα μας διευκολύνουν στην καθημερινή λειτουργία του ξενοδοχείου, όπως:
 +
 +
* 23 Πληρότητα δωματίων ανά ημέρα.
 +
* 68 Πληρότητα δωματίων ανά ημέρα (σύνολα).
 +
* 72 Κρατήσεις ανά πρακτορείο για συγκεκριμένη περίοδο.
 +
* 75 &nbsp;Έσοδα ανά ημέρα.
 +
* 21 Τιμολόγια αποδείξεις για συγκεκριμένη περίοδο ανά σειρά,  τα οποία θα μπορείς να στέλνεις και στον λογιστή.
 +
 +
 +
 +
Μπορείτε να δείτε video με οδηγίες [https://www.youtube.com/watch?v=C9IHP0rBIz8&feature=youtu.be εδώ].
 +
 +
 +
=Διαχείριση Πελατών=
 +
 +
Από την αρχική σελίδα, στο menu μπορούμε να δούμε τους Πελάτες. 
 +
 +
[[image:Dashboard.png]]
 +
 +
Οι πελάτες καταχωρούνται αυτόματα όταν δημιουργείται κάποια κράτηση. Μπορούμε να δημιουργήσουμε έναν νέο πελάτη ή να αναζητήσουμε έναν ήδη υπάρχοντα, από τα φίλτρα. Στην καρτέλα του πελάτη μπορούμε να βρούμε και να συμπληρώσουμε χρήσιμες πληροφορίες, όπως τα στοιχεία επικοινωνίας, τα στοιχεία τιμολόγησης, τις προηγούμενες κρατήσεις, κινήσεις, αλλά και να επικοινωνήσουμε ηλεκτρονικά με τον πελάτη. 
 +
 +
Τα επιπλέον άτομα που διαμένουν σε ένα δωμάτιο, καταχωρούνται αυτόματα από την κράτηση, και μπορούμε να τα δούμε αναλυτικά στις Επιλογές/ Άτομα.
 +
 +
Μπορείτε να δείτε video με οδηγίες [https://www.youtube.com/watch?v=zzPeuGPRcQs&feature=youtu.be εδώ].
 +
 +
 +
 +
=Ημερολόγιο Κρατήσεων=
 +
 +
Από την αρχική σελίδα, στο menu μπορούμε να δούμε το Ημερολόγιο κρατήσεων. 
 +
 +
[[image:Dashboard.png]]
 +
 +
Εδώ μπορούμε να δούμε συγκεντρωτικά τις κρατήσεις, με τη μορφή μπαρών στα δωμάτια. Επίσης, μπορούμε να επιλέξουμε να δούμε τις κρατήσεις είτε βάσει τύπου δωματίων είτε βάσει ημερομηνίας. Μέσα από το Ζoom μπορούμε να προσαρμόσουμε την εικόνα στο μέγεθος που μας διευκολύνει. Από την μπάρα πλοήγησης μπορούμε να μετακινηθούμε αριστερά και δεξιά στο ημερολόγιο.
 +
 +
Μπορούμε να ρυθμίσουμε την προβολή του ημερολογίου, όπως οργάνωση δωματίων, αλλά και το χρώμα της κάθε κράτησης ανά στάδιο.
 +
 +
Τέλος οι κρατήσεις έχουν διαφορετικά χρώματα ανάλογα με τις πληρωμές που έχουν γίνει σε μία κράτηση. Για παράδειγμα το κίτρινο συμβολίζει πως έχει πληρωθεί μέρος του οφειλόμενου ποσού
 +
 +
 +
 +
Μπορείτε να δείτε video με οδηγίες [https://www.youtube.com/watch?v=zzPeuGPRcQs&feature=youtu.be εδώ].
 +
 +
 +
 +
=Διαχείριση Κρατήσεων=
 +
 +
Στην αρχική σελίδα, στο menu, μπορούμε να διαχειριστούμε τις κρατήσεις του ξενοδοχείου είτε μέσα από τις Κρατήσεις, είτε μέσα από το ημερολόγιο.
 +
 +
[[image:Dashboard.png]]
 +
 +
 +
 +
Επιλέγοντας '''Κρατήσεις''', μπορούμε να δούμε το σύνολο των κρατήσεων ή να κάνουμε αναζήτηση από τα φίλτρα.
 +
 +
Μέσα από το Ημερολόγιο μπορούμε να δούμε συνολικά τις κρατήσεις σε συνάρτηση με τα υπόλοιπα δωμάτια αλλά και να τις διαχειριστούμε.
 +
 +
Για να καταχωρίσουμε μία νέα κράτηση μέσα από το Ημερολόγιο, κάνουμε κλικ στο (+) και επιλέγουμε το δωμάτιο και την ημερομηνία άφιξης και αναχώρησης. Αυτόματα θα ανοίξει η νέα κράτηση, όπου μπορεί να γίνει η καταχώριση των στοιχείων.
 +
 +
Για να δούμε ή να επεξεργαστούμε μία υπάρχουσα κράτηση, κάνουμε διπλό κλικ πάνω στην κράτηση.
 +
 +
Πατώντας το κουμπί Ενέργειες, μπορούμε να κάνουμε μία σειρά από πιο εξειδικευμένες κινήσεις όπως διαγραφή, αλλαγή της κατάστασης, αλλά και αντιγραφή μιας κράτησης. 
 +
 +
Μπορείτε να δείτε video με οδηγίες [https://www.youtube.com/watch?v=5-3qWju7egs εδώ].
 +
 +
 +
 +
=Δεδομένα για τον Ζευς του ΕΟΤ=
 +
 +
Η εφαρμογή μας δίνει την δυνατότητα να εξαγάγουμε κάθε μήνα το αρχείο που πρέπει να σταλεί στον ΕΟΤ, μέσα από τις Επιλογές, Εργαλεία, Δεδομένα για τον Ζευς (ΕΟΤ).
 +
 +
[[image:zeus_data_button.png]]
 +
 +
Μπορείτε να δείτε video με οδηγίες [https://www.youtube.com/watch?v=C9IHP0rBIz8&feature=youtu.be εδώ].

Τελευταία αναθεώρηση της 23:15, 20 Φεβρουαρίου 2020

Περιεχόμενα

Καλώς ήρθατε στην υπηρεσία hoteliga, από την COSMOTE

Η υπηρεσία hoteliga, από την COSMOTE είναι μία online εφαρμογή διαχείρισης ξενοδοχείων και τουριστικών καταλυμάτων που επιτρέπει να εκτελέσετε εύκολα τις καθημερινές λειτουργίες των καταλυμάτων σας, του ξενοδοχείου, του ξενώνα ή των ενοικιαζόμενων δωματίων σας. Σας προσφέρει έναν εύκολο τρόπο να διαχειριστείτε το ημερολόγιο της κράτησης, καθώς επίσης και πολλές αυτοματοποιημένες αναφορές και στατιστικά. Ρυθμίζετε με πολύ εύκολο τρόπο την εφαρμογή ακριβώς στα μέτρα σας, με βάση τα δωμάτια που παρέχετε.

Ο παρακάτω οδηγός, θα σας βοηθήσει να στήσετε και να διαχειριστείτε το ξενοδοχείο σας, μέσα από την εφαρμογή.

Ας ξεκινήσουμε!

Είσοδος στην υπηρεσία

Για να εισέλθουμε στην εφαρμογή, χρησιμοποιούμε το link [1], με τους προσωπικούς σας κωδικούς.

Login.png

Στην αρχική σελίδα υπάρχει το menu της υπηρεσίας με το οποίο μπορούμε να προηγηθούμε μέσα στην υπηρεσία.

Δημιουργία Εταιρικής Ταυτότητας

Θα πρέπει πρώτα να δημιουργήσουμε το ξενοδοχείο, μέσα στην εφαρμογή. Από το κεντρικό menu ή το πάνω δεξί menu επιλέγουμε Ρυθμίσεις.

Dashboard.png

Αυτόματα μεταφερόμαστε στην σελίδα των Ρυθμίσεων.

Property.png

Βασικά στοιχεία

Εδώ μπορούμε να καταχωρήσουμε την Επωνυμία της επιχείρησης, την τοποθεσία, τα στοιχεία επικοινωνίας, τον Τιμοκατάλογο που θα χρησιμοποιείτε, να γίνει ενεργοποίηση της καθαριότητας, να οριστεί το TripAdvisor ID και το Citifun εάν υπάρχει. Επιπλέον έχουμε την δυνατότητα να κάνουμε upload το logo της επιχείρησης. Θα πρέπει πάντα να πατάμε Αποθήκευση. Για την δημιουργία του Τιμοκαταλόγου, υπάρχουν αναλυτικές πληροφορίες στην αντίστοιχη ενότητα.

Μπορείτε να δείτε video με οδηγίες εδώ.

Τοπικές ρυθμίσεις

Εδώ μπορούμε να ορίσουμε τόσο την κύρια γλώσσα, αλλά να επιλέξουμε και από τις επιπλέον υποστηριζόμενες, να ορίσουμε πως θέλουμε να φαίνονται τα ονόματα των πελατών, η ημερομηνία, οι μονάδες μέτρησης, οι αξίες καθώς και να επιλέξουμε ζώνη ώρας. Αν θέλουμε μπορούμε να επιλέξουμε και την παράκαμψη των επίσημων καθημερινών συναλλαγματικών ισοτιμιών που γίνεται αυτόματα και να χρησιμοποιήσουμε τη δική μας ισοτιμία.

Μπορείτε να δείτε video με οδηγίες εδώ.

Δημιουργία Δωματίων

Μέσα στην εφαρμογή, θα πρέπει πρώτα να δημιουργηθούν οι ομάδες δωματίων, έπειτα οι τύποι δωματίων και μετά το κάθε δωμάτιο ξεχωριστά. Από το κεντρικό menu επιλέγουμε Ρυθμίσεις. Έπειτα, από το αριστερό menu Κατάλυμα.

Μπορείτε να δείτε video με οδηγίες εδώ.

Ομάδες Δωματίων

Επιλέγουμε Ομάδες Δωματίων από το αριστερό menu, και έπειτα Νέα ομάδα δωματίων για να δημιουργήσουμε τις ομάδες δίνοντας τους όνομα και επιλέγοντας χρώμα. Σαν ομάδες μπορούμε να ορίσουμε την κεντρική μονάδα/ κτήριο, ή αν το ξενοδοχείο αποτελείτε από περισσότερα κτήρια, να δημιουργήσουμε αντίστοιχα περισσότερες ομάδες.

Room groups.png


Τύποι Δωματίων

Από το αριστερό menu, επιλέγουμε Τύποι δωματίων και ύστερα Νέο Τύπο δωματίου για να δημιουργήσουμε τους τύπους δωματίων που θέλουμε. Εδώ μπορούμε να ορίσουμε τον τίτλο στις γλώσσες που έχουν επιλεγεί, καθώς και το χρώμα που θέλουμε να έχουν, όταν θα εμφανίζονται στο ημερολόγιο και στο πλάνο δωματίων. Επιλέγουμε στην κατηγορία (δωμάτιο, διαμέρισμα, βίλα ή studio), αν είναι Μονόκλινο, ορίζουμε την σειρά προτεραιότητας, αν θα εξαιρείτε από την πληρότητα, αν θα συμπεριλαμβάνετε στα αποτελέσματα της μηχανής κρατήσεων, καθώς και αν θα υπάρχει επιπλέον χρέωση για την καθαριότητα. Αν υπάρχει, θα πρέπει να ορίσουμε και το ποσό. Πατάμε Αποθήκευση.

Μπορείτε να δείτε video με οδηγίες εδώ.

Room type1.png

Room type2.png

Δωμάτια

Ας ετοιμάσουμε τώρα τα δωμάτια. Επιλέγουμε Νέο Δωμάτιο. Δίνουμε τίτλο, επιλέγουμε Τύπο δωματίου και Ομάδα δωματίου από αυτά που έχουμε ήδη ετοιμάσει. Ορίζουμε Σειρά για προτεραιότητα σε αυτό το δωμάτιο, αν είναι Ενεργό, τους Ενήλικες σαν βασική πληρότητα που μπορεί να φιλοξενήσει το δωμάτιο, αλλά και τους Ενήλικες μέγιστο, για το μέγιστο επιτρεπτό αριθμό ενηλίκων για το δωμάτιο. Επιλέγουμε τον αριθμό των Δωρεάν κλινών για παιδιά, αν επιτρέπεται το κάπνισμα, καθώς και τον όροφο που βρίσκεται. Αυτό θα πρέπει να γίνει για το κάθε δωμάτιο.

Μπορείτε να δείτε video με οδηγίες εδώ.

Room1.png

Room2.png


Επιλογές

Settings.png


Επιλογές κρατήσεων

Εδώ μπορούμε να ορίσουμε την βασική πολιτική που θα έχει το κατάλυμα. Τα πεδία είναι ήδη προ συμπληρωμένα από την εφαρμογή, και μπορούμε να τα αποδεχτούμε ή να τα τροποποιήσουμε

Reservations settings.png

Reservations settings1.png

Reservations settings2.png


Ρυθμίσεις Ημερολογίου

Εδώ μπορούμε να ρυθμίσουμε πως θα βλέπουμε τις κρατήσεις στο ημερολόγιο. Και εδώ τα πεδία είναι ήδη προ συμπληρωμένα από την εφαρμογή, και μπορούμε να τα αποδεχτούμε ή να τα τροποποιήσουμε

Calendar settings.png


Επιλογές Αναφορών

Επιπλέον έχουμε την δυνατότητα να ρυθμίσουμε πως θα βλέπουμε τις αναφορές, αν θα υπάρχουν κείμενα, εμφάνιση ημέρας και ώρας, αν θα εμφανίζονται οι παρατηρήσεις, καθώς και αν θα εξαιρείτε ο φόρος διαμονής. Και εδώ τα πεδία είναι ήδη προ συμπληρωμένα από την εφαρμογή, και μπορούμε να τα αποδεχτούμε ή να τα τροποποιήσουμε.

Reports settings.png


Επιλογές Τιμολόγησης

Στις Επιλογές Τιμολόγησης έχουμε την δυνατότητα να καθορίσουμε πως θα φαίνονται στα τιμολόγια/ αποδείξεις κλπ τα βασικά στοιχεία, όπως η εμφάνιση αρνητικών τιμών, η ομαδοποίηση παρόμοιων γραμμών τιμολογίου, η ξεχωριστή τιμολόγηση επιπλέον φόρων, ο τύπος φόρου καθαρισμού (αν υπάρχει), η εμφάνιση του τρόπου πληρωμής και παρατηρήσεων στα φορολογικά στοιχεία. Και εδώ τα πεδία είναι ήδη προ συμπληρωμένα από την εφαρμογή, και μπορούμε να τα αποδεχτούμε ή να τα τροποποιήσουμε.

Invoicing settings.png


Τιμολογιακή πολιτική

Εδώ έχουμε την δυνατότητα να ορίσουμε την Τιμολογιακή πολιτική του ξενοδοχείου όπως τις Σεζόν, τα Ειδικά ημερολόγια, τους Τιμοκαταλόγους, Τρόπους Πληρωμής, καθώς και τις Ειδικές τιμές. Μπορούμε να έχουμε όσους διαφορετικούς τιμοκαταλόγους χρειάζονται. Για να δημιουργήσουμε έναν τιμοκατάλογο πρέπει αρχικά να δημιουργήσουμε τις σεζόν και έπειτα να ορίσουμε τις ημερομηνίες των σεζών σε ένα ειδικό ημερολόγιο σεζόν.

Invoicing policy.png

Σεζόν

Εδώ μπορούμε να δημιουργήσουμε ή να τροποποιήσουμε κάποια από τις υπάρχουσες Σεζόν. Επιλέγουμε τίτλο, χρώμα και σειρά προτεραιότητας.

Season.png

Ειδικά ημερολόγια

Τα ειδικά ημερολόγια σχετίζονται είτε με σεζόν (ημερολόγια σεζόν), είτε με κάτι που μπορεί να είναι ενεργό ή όχι (ημερολόγια ναι/όχι). Χρησιμοποιούνται σε διάφορα σημεία του συστήματος αλλά κυρίως στους τιμοκαταλόγους.

Για να φτιάξουμε ένα ειδικό ημερολόγιο, πατάμε το κουμπί «Νέο Ημερολόγιο». Επιλέγουμε τύπο ημερολογίου «Ημερολόγιο Σεζόν». Κάνουμε κλικ πάνω στο κουμπί με το όνομα της σεζόν που θέλουμε. Δεν ξεχνάμε να αποθηκεύσουμε.

Special calendar.png

Στη συνέχεια μπορούμε να μεταβούμε στο TAB Ημερολόγιο και να ορίσουμε τις περιόδους.

Special calendar1.png


Τιμοκατάλογοι

Για να μπορέσουμε να καταχωρήσουμε τους τιμοκαταλόγους μας, πηγαίνουμε στην Τιμολόγηση. Εκεί μπορούμε να δημιουργήσουμε έναν νέο, ή να επεξεργαστούμε κάποιον από τους υπάρχοντες.

Επιλέγουμε βάση της τιμολογιακής πολιτικής του ξενοδοχείου: Τίτλο, Νόμισμα, Τύπος, Χρήση μεικτής αξίας στις ειδικές τιμές και Στρογγυλοποίηση, αν είναι τιμοκατάλογος πόρτας, Σύνδεση με μη επιστρέψιμες τιμές, και Τύπο φόρου καθαρισμού. Δεν ξεχνάμε να αποθηκεύσουμε. Αν ο Τύπος είναι Βάση Σεζόν, τότε θα πρέπει να γίνει επιλογή της Σεζόν, βάση αυτών που ορίστηκαν παραπάνω.

Pricelist.png

Pricelist1.png

Για να δημιουργηθεί ένας τιμοκατάλογος, επιλέγουμε Ρυθμίσεις/ Τιμοκατάλογοι. Κάνουμε κλικ στο «Νέος Τιμοκατάλογος».


Βασικά Στοιχεία Τιμοκαταλόγου

Εδώ μπορούμε να δώσουμε ένα χαρακτηριστικό τίτλο στον τιμοκατάλογο και να επιλέξουμε το νόμισμα που επιθυμούμε. Επιλέγουμε το ειδικό ημερολόγιο που ισχύει για το συγκεκριμένο τιμοκατάλογο.

Αν οι τιμές των δωματίων είναι διαφορετικές για τις ημέρες τις εβδομάδας (πχ. τα Σαββατοκύριακα είναι πιο υψηλές τιμές από τις υπόλοιπες ημέρες της εβδομάδας, τότε επιλέγουμε «Μέρα με τη μέρα»). Δεν ξεχνάμε να αποθηκεύσουμε.

Pricelist basic data.png

Pricelist basic data1.png


Τιμές

Εδώ έχουμε την δυνατότητα να καταχωρούμε τις τιμές ανά σεζόν και ανά τύπο δωματίου. Θα πρέπει να γίνει καταχώρηση της τιμής, για κάθε τύπο δωματίου, για όλες τις ημέρες. Επιλέγουμε Αποθήκευση.

Pricelist rates.png


Επιπλέον κρεβάτια

Αν υπάρχει extra χρέωση για τα επιπλέον κρεβάτια (άτομα), καταχωρούμε τις τιμές σε αυτή την καρτέλα. Αν δεν υπάρχουν χρεώσεις για τα επιπλέον κρεβάτια, αφήνουμε κενή την καρτέλα (μηδενική). Η χρέωση στα επιπλέον κρεβάτια, μπορεί να είναι επιπλέον χρέωση (διαφορά) σε EUR ή ποσοστιαία % με βάση τις κανονικές τιμές, για ενήλικες και παιδιά ανά τύπο δωματίου.

Pricelist extra beds.png


Τιμές για μονή χρήση

Οι τιμές τις οποίες χρεώνεται ο πελάτης αν κάνει κράτηση δωματίου μεγαλύτερης χωρητικότητας. Για παράδειγμα, αν γίνει κράτηση για ένα δίκλινο δωμάτιο για διαμονή ενός μόνο ατόμου, ενώ το δωμάτιο είναι για δύο άτομα. Αν υπάρχουν διαφορετικές τιμές για μονή χρήση, ορίζετε εδώ.

Pricelist single use.png


Γεύματα

Καταχωρούμε τις τιμές για τα γεύματα για ενήλικες και παιδιά. Οι τιμές μπορεί να είναι διαφορετικές ανά σεζόν.

Bed & Breakfast: Πρωινό

Half Board: Ημιδιατροφή (πρωινό και βραδινό)

Full Board: Πλήρης διατροφή (πρωινό, μεσημεριανό και βραδινό)

Pricelist board.png


Ειδικές Τιμές

Σε αυτή την καρτέλα έχουμε την δυνατότητα να ορίσουμε τις ειδικές τιμές (προσφορές, early bird, προσφορές για κρατήσεις μακράς διάρκειας κλπ.).

Για να ορίσουμε νέα ειδική τιμή, κάνουμε κλικ στο κουμπί «Νέα ειδική τιμή».

Ειδική Τιμή: Επιλέγουμε την ειδική τιμή.

Ισχύς (Από): Η ημερομηνία από την οποία μπορεί κανείς να κάνει την κράτηση για να ισχύει η προσφορά.

Ισχύς (Μέχρι): Η ημερομηνία μέχρι και την οποία μπορεί κανείς να κάνει την κράτηση και να επωφεληθεί της προσφοράς.

Άφιξη: Επιλέγουμε το ειδικό ημερολόγιο (ανοιχτό/κλειστό) το οποίο ορίζει τις ημερομηνίες, μέσα στις οποίες μπορεί να μείνει ο πελάτης στο ξενοδοχείο και να επωφεληθεί της προσφοράς.

Δεν ξεχνάμε να αποθηκεύσουμε.

Pricelist special prices.png


Φόροι

Ενεργοποιημένος: Κάνοντας κλικ εδώ ενεργοποιούμε τον υπολογισμό φόρων στον τιμοκατάλογο.

Περιλαμβάνεται: Κάνουμε κλικ για να ορίσουμε αν ο φόρος περιλαμβάνεται στις τιμές ή αφήνουμε κενό αν ο φόρος δεν περιλαμβάνεται.

Pricelist taxes and fees.png


Πολιτική Ακύρωσης

Εδώ μπορούμε να ορίσουμε την πολιτική ακύρωσης, βάση των ημερών άφιξης.

Pricelist cancellation policy.png


Τρόποι Πληρωμής

Υπάρχουν ήδη 3 τρόποι πληρωμής, αλλά μπορούν να δημιουργηθούν και άλλοι.

Payment methods.png


Ειδικές τιμές

Εδώ μπορούμε να ορίσουμε ειδικές τιμές που αφορούν την διαμονή όπως Πρωινό, Early Birds κλπ.

Δίνουμε τίτλο, και επιλέγουμε αν είναι έκπτωση ή επιβάρυνση στην τιμή.

Special price.png


Έπειτα δίνουμε μια μικρή περιγραφή. Υπάρχει η δυνατότητα να ανεβάσουμε και κάποια φωτογραφία. Αν η Ειδική τιμή αφορά διατροφή, πηγαίνουμε στο αντίστοιχο tab και συμπληρώνουμε τα αντίστοιχα πεδία. Αν η Ειδική τιμή αφορά διαμονή, πηγαίνουμε στο αντίστοιχο tab και συμπληρώνουμε τα αντίστοιχα πεδία.

Special price description.png

Special price reservation.png

Special price board.png


Πρακτορεία Κρατήσεων

Τα πρακτορεία κρατήσεων είναι OTA ή κλασικά ταξιδιωτικά γραφεία που στέλνουν κρατήσεις στο κατάλυμα. Εδώ μπορούμε να δημιουργήσουμε ή να ανανεώσουμε ένα υπάρχον αρχείο για κάθε πρακτορείο κρατήσεων που συνεργαζόμαστε ώστε να ελέγχουμε τις πωλήσεις και τις οικονομικές πληροφορίες που σχετίζονται με αυτό.

Booking agencies.png


Πρακτορεία Κρατήσεων

Για να καταχωρήσουμε τα πρακτορεία με τα οποία συνεργαζόμαστε, για παράδειγμα booking.com, TUI κλπ. επιλέγουμε το αντίστοιχο ή δημιουργούμε ένα νέο.

Booking agency.png

Booking agency1.png


Για να ενεργοποιήσουμε ένα πρακτορείο, πατάμε κλικ στο «ενεργό».

Η «Παράκαμψη τιμών» επιλέγετε στην περίπτωση που θέλουμε να έχουμε την δυνατότητα να παρεμβαίνουμε στις τιμές του τιμοκαταλόγου για αυτό το πρακτορείο μέσα από την κράτηση.

Για να μπορεί ένας χρήστης να παρεμβαίνει στις τιμές μέσα από την κράτηση πρέπει να ισχύουν 2 συνθήκες ταυτόχρονα: Να είναι ενεργοποιημένο το «Παράκαμψη τιμών» μέσα στο Πρακτορείο και να είναι επιλεγμένο το «Παράκαμψη τιμών» στη λίστα με τα δικαιώματα του χρήστη.

Για να ενημερώσουμε τα στοιχεία ενός πρακτορείου που είναι ήδη καταχωρημένο, κάνουμε κλικ πάνω στην γραμμή με το όνομα του πρακτορείου.


Συμβόλαια

Για να καταχωρηθούν τα συμβόλαια των πρακτορείων με τα οποία συνεργάζεται το ξενοδοχείο για παράδειγμα booking.com, TUI κλπ. κάνουμε κλικ στο «Νέο συμβόλαιο» και συμπληρώνουμε τα στοιχεία. Αποθηκεύουμε.

Contract.png

Στην καρτέλα «Δωμάτια» μπορούμε να ορίσουμε ανά τύπο δωματίου και ανά σεζόν τα εξής:


Στόχος πωλήσεων είναι ο αριθμός των δωματίων τα οποία θα θέλαμε να διατεθούν μέσω του συγκεκριμένου πρακτορείου. Ενώ ελάχιστο συμβολαίου είναι ο ελάχιστος αριθμός δωματίων ανά τύπο δωματίου που πρέπει να είναι διαθέσιμα με βάση του συμβολαίου για το συγκεκριμένο πρακτορείο.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Οι στόχοι πωλήσεων χρησιμοποιούνται για υπολογισμούς σε διάφορες αναφορές (πχ. Πληρότητα δωματίων ανά ημέρα, Πληρότητα δωματίων ανά ημέρα για πρακτορείο κλπ.). Ως εκ τούτου, είναι σημαντικό να καθοριστεί ο στόχος πωλήσεων για κάθε πρακτορείο, προκειμένου να υπολογίζονται σωστά οι αναφορές που θα σας βοηθήσουν να λαμβάνετε σωστές αποφάσεις.

Contract rooms.png


Επιπλέον χρεώσεις

Μέσα στην κράτηση μπορούμε να καταχωρίσουμε και extra χρεώσεις (πχ. αναψυκτικά, μεταφορά από/προς αεροδρόμιο, πάρκινγκ, Safe box κλπ.). Οι extra χρεώσεις εμφανίζονται με το όνομα που έχουν οριστεί και υπολογίζονται αυτόματα στα τιμολόγια και στις αποδείξεις, ανάλογα με το φόρο που έχει οριστεί για κάθε μία από αυτές.

Extra charges.png


Κατηγορίες

Επιλέγουμε «Νέα κατηγορία» και πληκτρολογούμε το όνομα της κατηγορίας. Κάνουμε κλικ στο ΟΚ για να αποθηκευτεί.

Category.png


Επιπλέον Χρεώσεις

Στις Επιπλέον χρεώσεις, μπορούμε να δημιουργήσουμε μια «Νέα extra χρέωση».

Πληκτρολογούμε το όνομα της extra χρέωσης (πχ. αναψυκτικά), επιλέγουμε την κατηγορία στην οποία ανήκει η extra χρέωση, και ορίζουμε την τιμή και τον φόρο στον οποίο ανήκει Πχ:

  • Beverages_vat_rate: Φόρος στα ποτά
  • Food_vat_rate: Φόρος στο φαγητό
  • Accommodation_vat_rate: Φόρος στη διαμονή

Category.png

Extra charge1.png

ΠΡΟΣΟΧΗ: Βεβαιωθείτε ότι έχουν οριστεί οι φόροι για κάθε κατηγορία στις ρυθμίσεις/φόροι.

Τιμολόγηση

Εδώ θα πρέπει να γίνει η καταγραφή των φορολογικών στοιχείων (φόροι, σειρές) αλλά και να οριστούν οι επιλογές τιμολόγησης.

Invoicing.png


Φόροι

ΠΡΟΣΟΧΗ: Βεβαιωθείτε και επιβεβαιώστε με το λογιστή σας για τους συντελεστές φόρων που θα καταχωρήσετε στο σύστημα, πριν ξεκινήσετε την έκδοση τιμολογίων και αποδείξεων.


Δημιουργία «Νέος φόρος»


Taxes.png


Παράδειγμα ΦΠΑ

Τίτλος: Δίνουμε ένα τίτλο πχ. ΦΠΑ (ο τίτλος θα εμφανίζεται στις αποδείξεις και τιμολόγια).

Είδος Φόρου: Επιλέγετε GREECE


Tax.png


Βάση των υπαρχόντων συντελεστών ΦΠΑ συμπληρώνετε ανάλογα:


beverages_vat_rate: Φόρος ποτών πχ. 24% (πληκτρολογείς 24)

food_vat_rate: Φόρος γευμάτων πχ. 24% (πληκτρολογείς 24)

accommondation_vat_rate: Φόρος διανυκτέρευσης πχ. 13% (πληκτρολογείς 13)


Tax1.png


Ορισμός ποσοστών της ενιαίας τιμής στους διάφορους φορολογικούς συντελεστές:

Σε περιπτώσεις όπου παρέχονται περισσότερες υπηρεσίες έναντι ενιαίας τιμής, για παράδειγμα διαμονή με πρωινό, υπό την προϋπόθεση ότι ο διαχωρισμός στους επί μέρους συντελεστές δεν είναι εφικτός (πχ. το πρωινό περιλαμβάνεται στη τιμή και δεν έχει οριστεί τιμή για το πρωινό), η διάκριση μεταξύ των διαφορετικών συντελεστών στο hoteliga, γίνεται ως εξής:

Συμπληρώνουμε επιπλέον τα παρακάτω πεδία (με βάση τους ισχύοντες φορολογικούς συντελεστές στην περιοχή σας):


incl_board_bb_percent: Διαμονή με πρωινό: 5% ( πληκτρολογείς 5) της ενιαίας τιμής υπάγεται στο μειωμένο συντελεστή, ως αντιπαροχή που καταβάλλεται για το πρωινό.

incl_board_hb_percent: Διαμονή με ημιδιατροφή: 15% ( πληκτρολογείς 15) της ενιαίας τιμής υπάγεται στο μειωμένο συντελεστή, ως αντιπαροχή για το πρωινό και το γεύμα.

incl_board_fb_percent: Διαμονή με πλήρη διατροφή (full board): 25% (πληκτρολογείς 25) της ενιαίας τιμής υπάγεται στο μειωμένο συντελεστή ως αντιπαροχή για πρωινό και δύο γεύματα.


Tax2.png


Κάνουμε κλικ στο ΟΚ


Tax ok.png


Παράδειγμα Φόρος Διαμονής


Τίτλος: Δίνουμε έναν τίτλο πχ. Φόρος Διαμονής (ο τίτλος θα εμφανίζεται στις αποδείξεις και τιμολόγια).


Είδος Φόρου: Επιλέγουμε GREEK_TOURISM_TAX


tax_per_day: Φόρος διαμονής πχ. 0,5% (πληκτρολογείς 0,50)


Κάνουμε κλικ στο ΟΚ

Tourism tax.png


Δημοτικός φόρος

Αν επιθυμούμε να υπολογίζεται στα παραστατικά σας και ο «Δημοτικός φόρος», μπορούμε να το προσθέσουμε.

Πηγαίνουμε στις Ρυθμίσεις/Φόροι/Νέος φόρος:

tax type: GREEK_CITY_TAX

tax_rate: πχ. 0,5


Σειρές

Εδώ μπορεί να γίνει ο ορισμός Αρίθμησης για τα Φορολογικά Στοιχεία

Εδώ μπορούμε να διαχειριστούμε τα τιμολόγια ή τους μετρητές αποδείξεων. Δημιουργούμε διαφορετικούς μετρητές για διαφορετικές ταυτότητες ΦΠΑ που μπορεί να έχουμε, ή διαφορετικούς μετρητές για διαφορετικούς τύπους τιμολογίων (κανονικά, πιστωτικά, κλπ.) ή ακόμα και διαφορετικούς μετρητές για διαφορετικά πρακτορεία κρατήσεων.

ΠΡΟΣΟΧΗ: Βεβαιωθείτε και επιβεβαιώστε με το λογιστή σας, ότι οι σειρές που θα βάλετε στο σύστημα είναι σωστές, πριν ξεκινήσετε την έκδοση τιμολογίων και αποδείξεων.


Επιλέγουμε Νέα Σειρά, και δίνουμε έναν τίτλο. Ο τίτλος αυτός είναι για δική σας χρήση, έτσι ώστε να καταλαβαίνετε τι αφορά.

Τύπος: Απόδειξη, Τιμολόγιο ή Απόδειξη πληρωμής.

Αρχική τιμή: Ο αριθμός με τον οποίο ξεκινάει να εκδίδεται τιμολόγιο/ απόδειξη/ απόδειξη πληρωμής μέσω του hoteliga.

Επόμενη τιμή: Ο αριθμός με τον οποίο θα εκδοθεί το πρώτο τιμολόγιο/ απόδειξη/ απόδειξη πληρωμής.

Μορφή: Η μορφή που θα έχει η αρίθμηση τιμολογίου/απόδειξης/απόδειξη πληρωμής (πχ. Σειρά Α, Αριθμός 1001 έχει τη μορφή Α####).

Κάνουμε κλικ στο ΟΚ


Counter.png

Counter1.png


ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Μπορούμε να δημιουργήσουμε όσες σειρές αποδείξεων/ τιμολογίων/ αποδείξεων πληρωμής επιθυμούμε. Όταν θέλουμε να εκδώσουμε απόδειξη/ τιμολόγιο/ απόδειξη πληρωμής, επιλέγουμε την σειρά που θα χρησιμοποιούμε.


Επιλογές Τιμολόγησης

Στο Ρυθμίσεις /Τιμολόγηση/ Επιλογές Τιμολόγησης μπορούμε να ορίσουμε πως θα φαίνονται στο τελικό τιμολόγιο οι χρεώσεις, καθώς επίσης αν θα γίνεται ξεχωριστή τιμολόγηση των επιπλέον φόρων, όπως του φόρου διαμονής.


Invoicing settings.png

Πρότυπα

Templates button.png

Στα Πρότυπα μπορούμε να βρούμε μια σειρά από υπάρχοντα email και τιμολόγια που μπορούμε να προσαρμόσουμε ή να δημιουργήσουμε αυτά που χρειαζόμαστε.

Μπορούμε να δημιουργήσουμε όσα πρότυπα χρειάζονται πχ. Email επιβεβαίωσης κράτησης, ευχαριστήριο email, καθώς και αποδείξεις/τιμολόγια κλπ. σε όσες γλώσσες θέλουμε.

Επιλέγουμε το πρότυπο στοιχείο που θέλουμε, εντάσσουμε το Logo και τα στοιχεία της επιχείρησης και είμαστε έτοιμοι!

ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Οι μεταβλητές πρέπει να χρησιμοποιούνται ακριβώς όπως ορίζονται στα πρότυπα, πχ. {{ firstname }}. Παρακάτω θα βρείτε τις μεταβλητές που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε.

Μέσα από την κράτηση μπορούμε να επιλέξουμε πιο email πρότυπο θα στείλουμε στον πελάτη. Τα email τραβάνε δυναμικά τις πληροφορίες μέσα από την κράτηση. Χρησιμοποιώντας τα δυναμικά email κερδίζουμε χρόνο στις επικοινωνίες με τους πελάτες και θα βοηθήσουν στην βελτίωση της σχέσης μαζί τους.

Μπορείτε να δείτε video με οδηγίες εδώ.


Φωτογραφίες

Photos button.png

Στις φωτογραφίες μπορούμε να ανεβάσουμε φωτογραφίες του καταλύματος, το logo της επιχείρησης, και ότι άλλο θεωρούμε χρήσιμο.

Μπορείτε να δείτε video με οδηγίες εδώ.


Πηγές Κρατήσεων

Reservations sources button.png

Υπάρχουν ήδη κάποιες πηγές κρατήσεων. Μπορούμε όμως να δημιουργήσουμε και νέες.

Reservations sources.png


Χρήστες

Users button.png

Εδώ μπορούμε να δημιουργήσουμε ή να απενεργοποιήσουμε έναν χρήστη. Ορίζουμε τον κωδικό ασφαλείας (password) του χρήστη και τις ενότητες του συστήματος στις οποίες μπορεί να έχει πρόσβαση ο χρήστης. Μπορούμε επίσης να επιλέξουμε αν ο χρήστης θα έχει δικαίωμα να παρακάμπτει τις τιμές τιμοκαταλόγου.

Ο χρήστης μπορεί να αλλάξει αργότερα το password αν θελήσει από την επιλογή το Προφίλ μου.

Μπορείτε να δείτε video με οδηγίες εδώ.


Διατροφή

Εδώ μπορούμε να δούμε τους διαθέσιμους Τύπους διατροφής. Μπορούμε να τους ενεργοποιήσουμε ή να τους απενεργοποιήσετε βάση της πολιτικής του ξενοδοχείου.

Board.png


Προγραμματισμός Καθαριότητας

Housekeeping plans button.png

Έχουμε επιπλέον την δυνατότητα να ορίσουμε το πρόγραμμα της καθαριότητας. Δίνουμε τίτλο και περιγραφή, επιλέγουμε αν είναι ολικό ή μερικό καθάρισμα, αν θα γίνεται στο check in ή check out, ή αν θα γίνεται ανά Χ ημέρες.

Μπορείτε να δείτε video με οδηγίες εδώ.


Housekeeping plans.png

Housekeeping plans1.png


Κατηγορίες Πελατών

Customers categories button.png

Εδώ μπορούμε να ορίσουμε τις κατηγορίες των πελατών, να δημιουργήσουμε νέες αλλά και να επιλέξουμε το αντίστοιχο σύμβολο.


Customer category.png


Τιμολόγηση Κρατήσεων

Η τιμολόγηση των κρατήσεων μπορεί να γίνει είτε μέσα από τις Κρατήσεις, είτε μέσα από την Ελεύθερη Τιμολόγηση, είτε μέσα από την Τιμολόγηση Κρατήσεων.

Μπορείτε να δείτε video με οδηγίες εδώ.

Μέσα από τις Κρατήσεις, μπορούμε να τιμολογήσουμε μία κράτηση επιλέγοντάς την και κάνοντας κλικ στα τιμολόγια. Επιλέγουμε το είδος παραστατικού και επιλέγουμε Έκδοση.

Για να τιμολογήσουμε μέσα από την Ελεύθερη τιμολόγηση, επιλέγουμε από το μενού Επιλογές, Εργαλεία, Ελεύθερη τιμολόγηση μπορούμε να προχωρήσουμε επίσης σε τιμολόγηση. Πληκτρολογούμε το όνομα του πελάτη και τον κωδικό της κράτησης, προαιρετικά. Αν πρόκειται για πιστωτικό τιμολόγιο κάνουμε τικ στο αντίστοιχο πεδίο. Πατώντας «Επόμενο βήμα» επιλέγουμε «Νέα γραμμή». Εκεί μπορούμε να εισαγάγουμε περιγραφή, ποσότητα, τιμή μονάδας, και να επιλέξουμε είδος φόρου. Εδώ θα πρέπει να πατήσουμε Αποθήκευση και έπειτα Επόμενο βήμα. Επιλέγουμε πρότυπο παραστατικό και σειρά, και το εκδίδουμε.

Μπορούμε να τιμολογήσουμε μια κράτηση πρακτορείου μέσα από το Επιλογές-Εργαλεία, επιλέγοντας Τιμολόγηση κρατήσεων. Επιλέγουμε τύπο άφιξης/ αναχώρηση, ημερομηνίες και το πρακτορείο από το οποίο έγινε η κράτηση και κάνουμε κλικ στο «φίλτρο». Αφού βρούμε την κράτηση, κάνουμε κλικ στο πεδίο «Τιμολόγηση». Εδώ έχουμε την δυνατότητα να επιλέξουμε την γλώσσα στην οποία θα γίνει η τιμολόγηση αλλά και ποιος θα τιμολογηθεί. Επιλέγουμε Επόμενο βήμα. Εδώ μπορούμε να επιλέξουμε, αν θα τιμολογήσουμε μόνο τη διανυκτέρευση ή μόνο τις έξτρα χρεώσεις ή και τα δύο, επιλέγοντας τις αντίστοιχες ποσότητες. πατώντας «Επόμενο βήμα» επιλέγουμε πάλι πρότυπο και σειρά και μπορούμε να προχωρήσουμε στην Έκδοση του παραστατικού.


Αναφορές

Από την αρχική σελίδα, στο menu της υπηρεσίας μπορούμε να δούμε το tab Αναφορές.

Dashboard.png

Επιλέγοντας το, μπορούμε να δούμε αναλυτικά μια σειρά από έτοιμες αναφορές, που θα μας διευκολύνουν στην καθημερινή λειτουργία του ξενοδοχείου, όπως:

  • 23 Πληρότητα δωματίων ανά ημέρα.
  • 68 Πληρότητα δωματίων ανά ημέρα (σύνολα).
  • 72 Κρατήσεις ανά πρακτορείο για συγκεκριμένη περίοδο.
  • 75  Έσοδα ανά ημέρα.
  • 21 Τιμολόγια αποδείξεις για συγκεκριμένη περίοδο ανά σειρά, τα οποία θα μπορείς να στέλνεις και στον λογιστή.


Μπορείτε να δείτε video με οδηγίες εδώ.


Διαχείριση Πελατών

Από την αρχική σελίδα, στο menu μπορούμε να δούμε τους Πελάτες.

Dashboard.png

Οι πελάτες καταχωρούνται αυτόματα όταν δημιουργείται κάποια κράτηση. Μπορούμε να δημιουργήσουμε έναν νέο πελάτη ή να αναζητήσουμε έναν ήδη υπάρχοντα, από τα φίλτρα. Στην καρτέλα του πελάτη μπορούμε να βρούμε και να συμπληρώσουμε χρήσιμες πληροφορίες, όπως τα στοιχεία επικοινωνίας, τα στοιχεία τιμολόγησης, τις προηγούμενες κρατήσεις, κινήσεις, αλλά και να επικοινωνήσουμε ηλεκτρονικά με τον πελάτη.

Τα επιπλέον άτομα που διαμένουν σε ένα δωμάτιο, καταχωρούνται αυτόματα από την κράτηση, και μπορούμε να τα δούμε αναλυτικά στις Επιλογές/ Άτομα.

Μπορείτε να δείτε video με οδηγίες εδώ.


Ημερολόγιο Κρατήσεων

Από την αρχική σελίδα, στο menu μπορούμε να δούμε το Ημερολόγιο κρατήσεων.

Dashboard.png

Εδώ μπορούμε να δούμε συγκεντρωτικά τις κρατήσεις, με τη μορφή μπαρών στα δωμάτια. Επίσης, μπορούμε να επιλέξουμε να δούμε τις κρατήσεις είτε βάσει τύπου δωματίων είτε βάσει ημερομηνίας. Μέσα από το Ζoom μπορούμε να προσαρμόσουμε την εικόνα στο μέγεθος που μας διευκολύνει. Από την μπάρα πλοήγησης μπορούμε να μετακινηθούμε αριστερά και δεξιά στο ημερολόγιο.

Μπορούμε να ρυθμίσουμε την προβολή του ημερολογίου, όπως οργάνωση δωματίων, αλλά και το χρώμα της κάθε κράτησης ανά στάδιο.

Τέλος οι κρατήσεις έχουν διαφορετικά χρώματα ανάλογα με τις πληρωμές που έχουν γίνει σε μία κράτηση. Για παράδειγμα το κίτρινο συμβολίζει πως έχει πληρωθεί μέρος του οφειλόμενου ποσού


Μπορείτε να δείτε video με οδηγίες εδώ.


Διαχείριση Κρατήσεων

Στην αρχική σελίδα, στο menu, μπορούμε να διαχειριστούμε τις κρατήσεις του ξενοδοχείου είτε μέσα από τις Κρατήσεις, είτε μέσα από το ημερολόγιο.

Dashboard.png


Επιλέγοντας Κρατήσεις, μπορούμε να δούμε το σύνολο των κρατήσεων ή να κάνουμε αναζήτηση από τα φίλτρα.

Μέσα από το Ημερολόγιο μπορούμε να δούμε συνολικά τις κρατήσεις σε συνάρτηση με τα υπόλοιπα δωμάτια αλλά και να τις διαχειριστούμε.

Για να καταχωρίσουμε μία νέα κράτηση μέσα από το Ημερολόγιο, κάνουμε κλικ στο (+) και επιλέγουμε το δωμάτιο και την ημερομηνία άφιξης και αναχώρησης. Αυτόματα θα ανοίξει η νέα κράτηση, όπου μπορεί να γίνει η καταχώριση των στοιχείων.

Για να δούμε ή να επεξεργαστούμε μία υπάρχουσα κράτηση, κάνουμε διπλό κλικ πάνω στην κράτηση.

Πατώντας το κουμπί Ενέργειες, μπορούμε να κάνουμε μία σειρά από πιο εξειδικευμένες κινήσεις όπως διαγραφή, αλλαγή της κατάστασης, αλλά και αντιγραφή μιας κράτησης.

Μπορείτε να δείτε video με οδηγίες εδώ.


Δεδομένα για τον Ζευς του ΕΟΤ

Η εφαρμογή μας δίνει την δυνατότητα να εξαγάγουμε κάθε μήνα το αρχείο που πρέπει να σταλεί στον ΕΟΤ, μέσα από τις Επιλογές, Εργαλεία, Δεδομένα για τον Ζευς (ΕΟΤ).

Zeus data button.png

Μπορείτε να δείτε video με οδηγίες εδώ.

Ανακτήθηκε από «http://help.hoteliga.com/el/index.php?title=COSMOTE&oldid=541»