Πώς να Εξασφαλίσετε την Παράδοση των E-mail που Στέλνετε από το PMS

Εισαγωγή

Το PMS της hoteliga διαθέτει ένα σύστημα προτύπων, όπου ο χρήστης μπορεί να ετοιμάσει και να στείλει μέσα από μια κράτηση διάφορα προεπιλεγμένα και προσωποποιημένα e-mails.

Αυτά τα e-mails στέλνονται με αποστολέα το e-mail που έχετε ορίσει στα βασικά στοιχεία του καταλύματος (Επιλογές -> Ρυθμίσεις -> Βασικά Στοιχεία) και στέλνονται από τον mail server της hoteliga που έχει ρυθμιστεί για αυτό το σκοπό.

Αν έχετε και τη μηχανή κρατήσεων της hoteliga, τα e-mails επιβεβαίωσης κρατήσεων, στέλνονται επίσης από τον ίδιο server. Αυτός ο e-mail server ελέγχεται 24 ώρες το 24ωρο και έχει ρυθμιστεί έτσι ώστε να μπαίνει στα whitelists των anti-spam συστημάτων, όπως μπορεί κανείς να δεί εδώ.

Ωστόσο, εφόσον o mail server της hoteliga στέλνει μηνύματα εκ μέρους σας, πρέπει να καταχωρείται κάπου ότι ο server της hoteliga επιτρέπεται να το κάνει αυτό, και ότι δεν πρόκειται για κάποιο είδος phising. Αυτό μπορεί να γίνει από τις DNS ρυθμίσεις του domain σας. Για παράδειγμα, αν το domain της ιστοσελίδας σας είναι το hotel.com, τότε εσείς ή ο προγραμματιστής της σελίδας σας θα πρέπει να μπείτε στον πίνακα ελέγχου του παρόχου φιλοξενίας (hosting provider) σας, να πάτε στις ρυθμίσεις DNS του hotel.com και να κάνετε κάποιες αλλαγές.

Σημείωση: Αν το e-mail σας δεν προέρχεται από το domain της ιστοσελίδας σας (δηλαδή δεν είναι με τη μορφή info@hotel.com) αλλά είναι Gmail, Yahoo!, Hotmail, ή παρόμοιος λογαριασμός, τότε δε θα μπορείτε να κάνετε αυτές τις αλλαγές και το πιθανότερο είναι τα e-mails που στέλνετε από το hoteliga να μην παραδίδονται καθόλου ή να πηγαίνουν στον φάκελο spam του παραλήπτη (ανεπιθύμητη αλληλογραφία).

Ο τεχνικό όρος, με τον οποίο επιτρέπετε στον e-mail server της hoteliga να στέλνει μηνύματα εκ μέρους σας ονομάζεται Sender Policy Framework (SPF).

Προσθήκη Εγγραφών SPF στο Internet Domain σας

Συνδεθείτε στον πίνακα ελέγχου του παρόχου φιλοξενίας (hosting provider) σας. Στη συνέχεια, πηγαίνετε στις ρυθμίσεις DNS του internet domain σας (π.χ. hotel.com). Σημείωση: Η ομάδα εξυπηρέτησης πελατών της hoteliga δεν έχει την αξουσιοδότηση να σας βοηθήσει να συνδεθείτε στον πίνακα ελέγχου του domain σας. Αν δεν γνωρίζετε πως να το κάνετε αυτό, παρακαλούμε να απευθυνθείτε στον προγραμματιστή της σελίδας σας.

Αν Δεν Έχετε Εγγραφές SPF

Σε αυτήν την περίπτωση, αυτό που θα πρέπει να κάνετε είναι να προσθέσετε μια καινούργια εγγραφή τύπου TXT μετά από τις υπόλοιπες εγγραφές που ήδη έχετε (π.χ. τύπου Α, CNAME κλπ.). Αυτή η εγγραφή τύπου TXT είναι στην ουσία μια γραμμή ειδικού format (μορφής), που λέει "επιτρέψτε σε αυτήν την IP διεύθυνση να είναι ο αποστολέας e-mails εκ μέρους μου". Το περιεχόμενο της εγγραφής TXT θα πρέπει να είναι ως εξής:

v=spf1 ip4:40.113.112.27 ~all

Αυτή η εντολή αποτελείται από τα ακόλουθα μέρη: v=spf1 Ορίζει την έκδοση του SPF που χρησιμοποιείται. ip4:40.113.112.27 Επιτρέπει στη διεύθυνση IP (με έκδοση πρωτοκόλλου 4) 40.113.112.27 (ο e-mail server της hoteliga) να στέλνει e-mails εκ μέρους σας. ~all Ορίζει ότι οι servers που δεν έχουν καταχωρηθεί προηγουμένως δεν έχουν εξουσιοδότηση να στείλουν e-mails.

Αν Έχετε Ήδη Εγγραφές SPF

Αν έχετε ήδη κάποιες SPF ρυθμίσεις, θα πρέπει να υπάρχουν ήδη κάποιες εγγραφές TXT, παρόμοιες με το παρακάτω:

v=spf1 a mx ip4:136.243.149.225 include:mailgun.org include:zoho.com -all

Ή το εξής:

v=spf1 ip4:188.164.201.250 ip4:188.164.201.231 +a +mx ~all

ή οποιόδήποτε άλλη εγγραφή TXT που ξεκινά με v=spf1 και μετά από αυτό 1 ή περισσότερα ip4: που ακολουθούνται από IP διευθύνσεις ή πολλαπλά include: προθέματα με domains (π.χ mailgun.org για e-mails συναλλαγών). Αυτό που θα πρέπει να κάνετε σε αυτήν την περίτπωση είναι απλά να επεξεργαστείτε την παράμετρο και να προσθέσετε το παρακάτω ανάμεσα:

ip4:40.113.112.27

Προσθέτοντας αυτό, ουσιαστικά δίνετε την έγκρισή σας στη διεύθυνση IP 40.113.112.27 (o e-mail server της hoteliga) να στέλνει e-mails εκ μέρους σας. Αφού κάνετε τα παραπάνω, αποθηκεύστε τις αλλαγές στις ρυθμίσεις του DNS σας.

Θα μπορείτε να στέλνετε e-mails μέσα από το PMS και τη μηχανή κρατήσεων της hoteliga (αν είναι ενεργοποιημένη) χωρίς κανένα πρόβλημα στο εξής.